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El trabajo a distancia puede ahorrar costes a empleados y empleadores, pero si los trabajadores no cuentan con las herramientas adecuadas, puede quedarse desconectados y con problemas para comunicarse.
Han sido necesarios muchos avances tecnológicos (desde dispositivos móviles a Internet de alta velocidad) para que los empleados que se encuentran en distintos lugares puedan conectarse y trabajar juntos. Ahora, una nueva generación de innovadores está creando las herramientas necesarias para que los trabajadores a distancia sean más productivos y colaborativos que nunca.
Como si estuviésemos en la misma sala
La comunicación cara a cara es importante. Justin Kruger, de la Universidad de Nueva York, indica en su informe Egocentrism Over E-mail que los malentendidos por correo electrónico son comunes, incluso cuando creemos que nos estamos entendiendo bien. El contacto visual, el lenguaje corporal y las inflexiones vocales no se pueden reemplazar por nada.
Gracias al software de videoconferencias, podemos disfrutar de estos aspectos sutiles de la comunicación incluso cuando los empleados están lejos. Para empezar, puede utilizar aplicaciones gratuitas como FaceTime de Apple o Hangouts de Google. Puesto que las reuniones en línea son cada vez más importantes para los negocios, puede probar soluciones empresariales específicas como pizarras online, Zoom.us o la integración de Microsoft Office con Skype Empresarial.
La realidad virtual y aumentada se han establecido para transformar aún más la comunicación empresarial. Algunos productos como Meta y Hololens de Microsoft permiten a los trabajadores que están a miles de kilómetros compartir objetos 3D mediante hologramas o con las gafas especiales, que ofrecen una visualización de los productos increíblemente realista y formación inmersiva.
Seguimiento de los avances conseguidos
Incluso cuando todos los empleados están en la misma oficina, hacer un seguimiento de los avances conseguidos puede implicar largas reuniones. Pero cuando además los empleados están en distintos lugares, el reto logístico puede ser enorme.
Existen aplicaciones de software como I Done This diseñadas específicamente para hacer un seguimiento de los avances y reemplazar a las reuniones. Esta herramienta recuerda a todos los empleados que deben actualizar sus avances al final del día y la información se recopila en un proceso por la mañana con el fin de garantizar que todos estén sincronizados.
Para una gestión más detallada de los proyectos, Trello utiliza un sistema de pizarras, tarjetas y listas compartidas que ayudan a controlar los avances. Los empleados pueden crear registros de actividades, comentar qué necesitan hacer en tiempo real y mantener a todos informados.
Adiós a las cadenas de correo electrónico
Quienes tienen compañeros de trabajo en otros lugares están familiarizados con el problema que supone verse atrapado en cadenas de correo electrónico infinitas. El correo electrónico, que se creó en la década de los 70, no estaba concebido para hacer frente al volumen de comunicación del mundo empresarial actual.
Un par de compañías están intentando ayudar a las empresas a liberarse con sistemas de mensajería instantánea optimizados. Slack ha conseguido en poco tiempo seis millones de usuarios gracias a su sistema de comunicación rápida y sencilla. Sus usuarios valoran el espacio de trabajo compartido que crea, donde se organizan las conversaciones, que siempre están disponibles. De este modo, se reducen las conversaciones redundantes, sin excluir a ningún usuario.
Otra opción es Stride, que ofrece muchas de las prestaciones de Slack y, además, se centra en integrar conversaciones de voz y vídeo. Asimismo, incluye una prestación para facilitar la conversión de conversaciones en elementos de actuación.
Creatividad compartida
A veces no nos reunimos para hablar sobre los programas o los informes; se trata de reuniones para dar rienda suelta a la creatividad y desarrollar estrategias e ideas.
Las herramientas en línea de mapeo mental como MindMeister permiten a la empresa compartir ideas de forma segura en tiempo real. Los resultados de las lluvias de ideas se plasman con claridad en una representación visual de las conexiones, las relaciones y las jerarquías, por lo que es muy sencillo ver el panorama general.
Hacia la nube
La última pieza del puzle para trabajar a distancia es un sistema de uso compartido de documentos. Cuando comenzó el trabajo a distancia, los correos electrónicos con borradores nuevos eran infinitos, y era necesario hacer un seguimiento para saber cuál era la versión final. Hoy en día, trabajamos en la nube: los documentos se almacenan en línea y se actualizan de manera instantánea para todas las personas que los utilizan.
Google Apps (ahora llamado G Suite) popularizó la colaboración en tiempo real con documentos en línea y, en la actualidad, se ha convertido en una de las principales prestaciones del paquete Microsoft Office estándar del sector.
Quizás los servicios de nube estándar no sean una buena opción para las empresas que trabajan con aplicaciones especializadas o con información confidencial. Pero para ellas existen las redes privadas virtuales (VPN). Estas redes crean una puerta de acceso segura para los trabajadores a distancia, que inician sesión en los servidores de la empresa y acceden a las aplicaciones y los datos que necesitan. De esta forma, puede ofrecer flexibilidad sin que la seguridad se vea afectada.
