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El secreto para una gestión del tiempo satisfactoria reside en trabajar según los puntos fuertes de su personalidad. Dicho esto, ¿es usted un héroe de acción, una diva, una bestia de carga, un sumiso o un perfeccionista? Informa Matthew Jenkin
De instructores a aplicaciones, son innumerables los productos y servicios que prometen ayudarle a gestionar mejor su carga de trabajo y aumentar así su productividad. Ahora bien, mientras que Lucy de Marketing parece que va avanzando trabajo a medida que se acerca la hora de vuelta a casa, ¿por qué usted apenas ha terminado la mitad de las tareas que tenía pendientes al llegar al fin de la jornada? Porque las horas que trabajamos no son lo que determinan una gestión del tiempo eficaz, sino nuestra personalidad.
Los empresarios sospechan desde hace tiempo que no existe un método único que funcione para todo el mundo; los test de personalidad, como es el caso del Indicador de Myers-Briggs (MBTI)(1), se han convertido en una popular forma de evaluar a los empleados en las empresas. Para muchos, el éxito del MBTI radica en su sencillez. Consta de 93 preguntas formuladas libremente a partir de la obra de Carl Jung y clasifica al personal en 16 tipos distintos: combinaciones de personas introvertidas, extrovertidas, pensadoras, sensibles, juzgadoras y observadoras.
La consultora de gestión y experta en comportamiento Beverly Flaxington está de acuerdo en que para que cualquier método de gestión de tiempo sea satisfactorio, es necesario tener en cuenta los comportamientos concretos de las personas en el trabajo.
Flaxington explica: "Recuerdo que, hace años, contraté a alguien para que me ayudara a organizarme y a ser más eficiente. Lo metieron todo en cajas y las escondieron". "El caso es que soy una persona muy visual; me gusta tenerlo todo delante de mí, por lo que me bloqueé. Casi no podía trabajar. Fue entonces cuando empecé a darme cuenta de que la gestión debe girar en torno al tipo de personalidad natural de cada uno".
Así pues, ¿cuáles son los cinco tipos de personalidad más habituales y cómo podemos gestionar nuestro comportamiento para mejorar la gestión del tiempo?
1. El héroe de acción
Tal como ocurre con Wonder Woman o Superman, si esta persona ve un edificio en llamas, correrá hacia él sin esperar a que lleguen los bomberos. Dele una lista de tareas aparentemente imposible de hacer y la completará en un abrir y cerrar de ojos. Sin embargo, como Flaxington asegura, su talón de Aquiles es que, en su empeño por terminar todas las tareas de la jornada, puede dejarse algo en el tintero.
Transformación de la gestión del tiempo: "Estas personas se guían por los resultados y suelen actuar sin pensar demasiado en la urgencia o importancia de las tareas", sostiene Susy Roberts, instructora ejecutiva y fundadora de Hunter Roberts(2), una consultoría para el desarrollo personal. Su consejo para este tipo de personas es que den un paso atrás y piensen detenidamente en qué deben priorizar en lugar de hacer en seguida lo primero que aparezca en su bandeja de entrada.
Stephen Covey, autor de Los siete hábitos de las personas altamente efectivas(3), comparte la misma opinión y sugiere clasificar las tareas en cuatro parámetros: importante/no importante y urgente/no urgente.
2. La diva
Es divertido tenerla para salir de fiesta con los compañeros del trabajo. Ahora bien, teniendo en cuenta el tiempo que pasa charlando, es un milagro que este tipo de persona consiga finalizar sus tareas. Puede que sea optimista, amigable, extrovertida y amante de la diversión, pero al finalizar la jornada tendrá algunas tareas a medio hacer, por no hablar de las completadas. Roberts indica que, al alardear de sus logros, puede dar la impresión de que es más productiva de lo que es en realidad.
Flaxington advierte: "De repente, el tiempo ha pasado volando. Pensaba que iba a hacer 15 cosas durante la jornada, pero entre charlas y diversiones varias, no se ha dado cuenta de que se había quedado sin tiempo".
Transformación de la gestión del tiempo: estas son las personas que se benefician de verdad de disponer de una estrategia. Si tiene un proyecto grande por hacer, Flaxington aconseja dividirlo en tareas más pequeñas, marcarlas en el calendario y crear recordatorios. Un calendario maestro permite tener los eventos personales y laborales en un solo sitio, lo que agiliza y simplifica la programación de tareas y, como consecuencia, no hay que reprogramar tanto.
También es fundamental la gestión del correo electrónico. Un trabajador dedica, de media, más de una cuarta parte de su jornada laboral a leer y responder correos, según un estudio realizado en 2012 por el Instituto Global McKinsey(4). En este estudio se observó que el correo electrónico es la segunda actividad que más tiempo requiere de los trabajadores, junto con las "tareas específicas del puesto".
Zach Hanlon, experto en marketing y ventas, afirma en un informe de Fast Company(5) que el secreto reside en dejar de "organizar" los correos por asunto y empezar a gestionarlos por fecha de entrega. Asimismo, propone cambiar la vista de la bandeja de entrada: en lugar de tenerla como una lista de tareas, recomienda crear cinco carpetas según su importancia o urgencia cronológica.
3. La bestia de carga
El dicho "No llega antes el que más corre" concuerda perfectamente con este tipo de personalidad. Roberts explica que estas personas lo piensan todo cuidadosamente, son cautas, metódicas y muy independientes a la hora de realizar las tareas. La planificación y priorización la llevan a rajatabla, pero puede que pequen de excesiva prudencia, lo que puede inducir a la frustración del resto por pura inercia. Su dedicación al trabajo también puede llevar a que rechacen repartir su carga de trabajo.
Transformación de la gestión del tiempo: "Encargar y confiar una tarea a otra persona es algo que no está presente en su ADN", afirma Flaxington. "Por eso, deben comprobar su volumen de trabajo y elegir las tres o cuatro cosas de mayor importancia que requieran su atención. Deben separar las tareas que tienen que hacer sí o sí de las que puedan delegar en otras personas".
Delegar tareas parece ser un problema común. En un estudio de 2007 sobre la gestión del tiempo(6), se observó que cerca de la mitad de las 332 empresas encuestadas estaban preocupadas por la capacidad de delegación de trabajo de sus empleados. Jason DeMers, fundador y director general de la empresa de marketing de contenidos AudienceBloom, ofrece asesoramiento a los líderes empresariales a los que les cuesta delegar trabajo. Por encima de priorizar, DeMers sugiere que, por ejemplo, se asignen las tareas a los empleados en función de sus capacidades y no por carga de trabajo.
4. El sumiso
Son los principales miembros del equipo; siempre están ahí para apoyar y ayudar a sus compañeros. Compartir es vivir, sin duda, pero lo complicado en su caso es que son reacios a decir que no, y ya se sabe que el que mucho abarca, poco aprieta. Por eso, o bien trabajan hasta muy tarde o bien terminan por incumplir los plazos, según explica Roberts.
Transformación de la gestión del tiempo: la psicoterapeuta y mentora personal Hilda Burke(8) afirma que se debe aprender a decir que no. "Cuestionar este tipo de programación laboral puede llevar su tiempo, pero se puede hacer", afirma. "Si aun así tiene dificultades para rechazar trabajo y se siente desbordado, es importante hacer pausas".
Aunque suene obvio, los estudios indican que hacer descansos de forma regular mejora la productividad. DeskTime, una aplicación de productividad que registra el uso del ordenador por parte de los trabajadores, ha descubierto que la duración perfecta de una pausa es de 17 minutos. Ya en 1999, el Laboratorio de Investigación Ergonómica de la Universidad Cornell hacía uso de un programa de ordenador para recordar a los empleados que hicieran pequeñas pausas.
El proyecto concluyó(9) que "los trabajadores que recibían los avisos (que les recordaban que dejaran de trabajar) eran, de media, un 13 % más precisos en su trabajo que los compañeros que no los recibían". Este método, tan simple y, a la vez, tan efectivo, es el origen de numerosas aplicaciones, como Marinara Timer(10) o PomoDone(11).
5. El perfeccionista
Este tipo de empleado puede que sea el que más tarde en terminar una tarea. Ahora bien, tal como su nombre indica, pone la calidad por encima de la cantidad. Flaxington explica que, dado que la precisión es de suma importancia para él, puede sentirse desbordado y tener problemas si lleva demasiada carga de trabajo. Además, se sentirá estresado si se le intenta forzar.
Transformación de la gestión del tiempo: el desorden es el enemigo número uno del perfeccionista, por lo que una bandeja de entrada caótica y repleta de mensajes sin leer puede ser aterradora. Teniendo en cuenta que se prevé que el tráfico de correo electrónico aumente en un 4 %(12) cada año, cuanto antes se aborde la raíz del problema, mejor. No obstante, existen varias maneras de hacer frente a la sobrecarga de correo.
Uno de los métodos más conocidos es el denominado "bandeja de entrada cero", mediante el cual se mantiene la bandeja de entrada vacía o casi vacía en todo momento. Es probable que sea otro trabajo, pero el inventor Merlin Mann indica(13) que disponemos de cinco opciones ante cada nuevo mensaje: eliminar, delegar, responder, posponer o hacer. De esta forma, la bandeja de entrada se convierte en una lista de tareas que conlleva tomar decisiones difíciles sobre cómo priorizar y ser productivo de manera eficaz.
Matthew Jenkin es un periodista autónomo británico y exeditor de Guardian Careers, el sitio web del periódico The Guardian para personas que buscan trabajo y desean cambiar de carrera profesional.
Fuentes:
(1) https://www.myersbriggs.org/my-mbti-personality-type/mbti-basics/
(2) http://www.hunterroberts.com/
(3) http://www.amazon.com/The-Habits-Highly-Effective-People/dp/1455892823
(4) http://www.mckinsey.com/insights/high_tech_telecoms_internet/the_social_economy
(5) https://www.fastcompany.com/3067012/the-only-five-email-folders-your-inbox-will-ever-need
(6) http://www.i4cp.com/news/2007/06/26/you-want-it-when
(7) https://www.inc.com/jayson-demers/7-strategies-to-delegate-better-and-get-more-done.html
(8) https://www.theguardian.com/careers/2017/feb/28/overwhelmed-at-work-six-tips-on-how-to-beat-stress
(9) http://www.news.cornell.edu/releases/Sept99/computer.breaks.ssl.html
(10) http://www.marinaratimer.com/
(11) https://pomodoneapp.com/
(12) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf
(13) https://www.youtube.com/watch?v=z9UjeTMb3Yk
