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Las oficinas en espacios abiertos se han convertido en el modelo a seguir para muchas empresas que desean optimizar el espacio, fomentar la colaboración entre la plantilla y romper las jerarquías tradicionales.
Sin embargo, los estudios más recientes cuestionan que el trabajo en espacios abiertos sea infalible para la productividad. Lejos de ser un remedio a la ineficacia que se da en las oficinas cerradas, es posible que el trabajo en espacios abiertos conlleve distracciones continuas para los empleados, que se sienten reprimidos por la falta de un espacio personal.
Según la encuesta sobre el lugar de trabajo de 2016 realizada por Gensler, el 67 % de los trabajadores del Reino Unido están agotados al final de la jornada laboral por el entorno de su oficina. Además, el mal diseño de las oficinas impide que las empresas sean innovadoras: aunque más de ocho millones de empleados del Reino Unido trabajan en oficinas abiertas, muchas de ellas no ofrecen opciones, ni están adaptadas a prácticas y tareas concretas.
"Las oficinas cerradas no son enemigos", afirma Philip Tidd de Gensler. "Puede que el cambio a oficinas abiertas simples no sea la opción más eficaz en el espacio de trabajo hiperconectado actual".
Distracciones e insatisfacción
La doctora Nicola J. Millard, que se basa en la psicología y en la futurología para comprender las formas de trabajar en BT, también cree que las oficinas en espacios abiertos son poco productivas. En su documento Workshift: The Death of Dolly, Dilbert and Doctor No, Millard argumenta que las interrupciones en el trabajo son continuas (cada tres minutos, para ser exactos) y el motivo es, en gran parte, el diseño de la oficina.
"Las oficinas de planta abierta disponen de un modelo de espacio abierto que debe servir para todo; pero que, en realidad, no encaja a nadie", explicó Millard recientemente en una conferencia de New Scientist Live. "Nos interrumpen cada tres minutos. Nos cuesta entre 8 y 20 minutos volver al proceso de pensamiento. Correos electrónicos. Recibimos demasiados. Reuniones, compañeros. Todo son distracciones".
Según el estudio realizado en 2013 por los investigadores de la Universidad de Sídney Workspace satisfaction: The privacy-communication trade-off in open-plan offices que se publicó en la Journal of Environmental Psychology, el ruido incontrolable y la falta de privacidad son los principales motivos de insatisfacción en los lugares de trabajo con oficinas en espacios abiertos.
"En los últimos años, las oficinas en espacios abiertos se han promocionado como una forma de potenciar la satisfacción en el espacio de trabajo y la eficacia de los equipos", comenta su autor Jungsoo Kim. "Descubrimos que quienes trabajan en oficinas en espacios abiertos estaban menos satisfechos con su lugar de trabajo que quienes tienen oficinas privadas. Las ventajas de tener cerca a los compañeros de trabajo en oficinas en espacios abiertos se contrarrestaban con factores como un mayor ruido y menos privacidad".
Menor productividad, mayor absentismo
Además, según un informe de enero de 2017 de la BBC, los empleados que trabajan en oficinas en espacios abiertos son un 15 % menos productivos que quienes trabajan en cabinas y tienen el doble de probabilidades de enfermar, ya que las enfermedades se transmiten con más facilidad en las oficinas en espacios abiertos. Todo esto puede provocar un mayor índice de absentismo.
Según explica Sally Augustin, de la BBC, psicóloga especializada en diseño y medio ambiente en Design with Science en Illinois, aunque podemos trabajar en espacios concurridos, damos lo mejor de nosotros mismos cuando la concentración es total: "es una pena que desaprovechemos a las personas por no ofrecerles un lugar que les ayude en su trabajo".
Ventajas
No es que las oficinas abiertas no ofrezcan ventajas: según el Wall Street Journal , permite ahorrar hasta un 50 % en costes por empleado más que las oficinas tradicionales y, además, reducen la huella de carbono. Asimismo, fomentan la socialización, el trabajo en equipo y la colaboración entre colegas.
Para los empleados es más fácil reubicar los espacios abiertos que las oficinas pequeñas independientes e incluso es posible subarrendar una parte a otra empresa.
Se ha demostrado que más que en eliminar las oficinas tradicionales, lo que los empresarios necesitan es concentrarse en ofrecer entornos de trabajo flexibles adaptados a las distintas tareas, formas de trabajar y preferencias de los empleados. Gensler afirma que los espacios de trabajo eficaces deben satisfacer tanto las necesidades de las personas individuales como las de los equipos, con espacios equilibrados que permitan concentrarse y colaborar. "Hay que adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa y al modo de trabajo que deben seguir los empleados", explica Tidd. "Si llegamos al equilibrio perfecto, el impacto sobre la productividad, la creatividad y la innovación de los empleados será considerable".
Un lugar para la reflexión
Algunas empresas como Microsoft están invirtiendo en una combinación de zonas abiertas y privadas, con espacios silenciosos independientes o habitaciones insonorizadas, donde los empleados pueden concentrarse o hacer llamadas telefónicas cuando es necesario. "El mundo se ha centrado en que las personas que comparten trabajo colaboren en una sala grande, pero es necesario analizar la situación más allá", afirma Martha Clarkson, estratega del espacio de trabajo de Microsoft en todo el mundo. "Poner a todos los empleados en un entorno común no dará buenos resultados si no les proporcionamos también privacidad. Necesitan tener otros espacios para reflexionar, ya sean habitaciones específicas, salones, patios o zonas exteriores para pasear".
La doctora Millard también cree que es necesario que haya un equilibrio entre "nosotros" y "yo", y más opciones para trabajar. Menciona que se está imponiendo una tendencia de algo intermedio entre trabajar en casa y en la oficina que se llama "coffice". Se trata de espacios que ofrecen entornos de trabajo, compañía y conectividad, y pueden estar tanto en cafeterías como en vestíbulos de hoteles o en centros de trabajo formales con todas las comodidades de una oficina. "Creo que vamos a empezar a utilizar el coffice", comenta. "Necesito un buen café, conectividad, bizcocho, alas Wi-Fi que me permitan subir a la nube. Me gusta la compañía. El coffice podría estar en una cafetería o en el vestíbulo de un hotel".
Como alternativa al concepto de oficina abierta que su empresa ha adoptado, encontrará formas innovadoras para evitar las distracciones o perderse por el entorno de trabajo abierto. Para mejorar su concentración, evite estar sentado mucho tiempo delante de la mesa: vaya a dar un paseo rápido, aproveche la hora del almuerzo para dar una clase o busque un lugar más privado en la oficina. Como último recurso, tómese un café bien cargado o cómprese incluso unos auriculares con cancelación de ruido, aunque solo sea para mandar a sus compañeros una señal que diga que necesita más de tres minutos sin interrupciones para hacer su trabajo.
