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"Con el aumento del trabajo a distancia, ¿cómo podemos saber si nos estamos comunicando con los demás de forma eficaz, mediante una conversación?", comenta Alison Coleman
La tecnología digital ha transformado la forma en que nos comunicamos a costa de la comunicación cara a cara. Como dice la psicóloga Susan Pinker en su libro The Village Effect: "En un corto período evolutivo, hemos pasado de ser primates que viven en grupo, capaces de leer cada gesto e intención del otro, a una especie solitaria y absorta en su propia pantalla".
Este fenómeno es especialmente evidente en el espacio de trabajo moderno, donde los empleados, en particular el creciente número de trabajadores a distancia y móviles, dependen cada vez más del correo electrónico, los mensajes de texto y la mensajería instantánea para interactuar con sus compañeros. Según un estudio de Cancer Research UK(1), los millennials (que representarán el 75 % de la fuerza de trabajo en 2030(2)) evitan la conversación cara a cara a favor de chatear en línea, lo cual es una tendencia que parece ir a más.
Muestre su cara
Si bien la gran velocidad de las conexiones digitales parece superar el lento proceso de interacción física, no se debe subestimar la importancia de la conversación cara a cara en el espacio de trabajo. Las investigaciones muestran que prescindir de una conversación regular con personas, ya sean compañeros u otras personas cercanas, puede tener un impacto negativo, no solo en nuestra salud y felicidad, sino también en nuestra productividad.
El impulso a nuestra calidad de vida que proviene del tiempo cara a cara con los demás no se reproduce durante el tiempo dedicado a interactuar con otros en línea(3). Un estudio realizado por la Oregon Health & Science University(4) mostró un aspecto más preocupante al revelar que tener contacto social cara a cara limitado casi duplica el riesgo de que alguien padezca depresión.
Asimismo, la investigación realizada por Hewlett Packard(5) ha demostrado que los momentos de conversación entre compañeros de trabajo pueden aumentar el rendimiento en un 20 %, mientras que otro estudio descubrió que el 72 % de los empleados que tienen un mejor amigo en el trabajo están más satisfechos con su trabajo.
Use su voz
La conexión social debe considerarse un requisito humano tan básico como la comida y el sueño, ya que su privación puede afectar el estado de ánimo, la mentalidad y el rendimiento de manera negativa. Pero si trabaja a distancia, ¿quién se va a dar cuenta?
"Las señales tempranas de que el trabajo a distancia tiene un impacto negativo son las cosas cotidianas que se pasan por alto, por ejemplo, olvidar desearle feliz cumpleaños a un compañero o buscar excusas para no asistir a las reuniones en persona", dice el experto en conducta Richard Daniel Curtis. "Después de eso, puede observar que su supervisor no sabe en qué parte de un proyecto se encuentran o pierde la pista de su flujo de trabajo".
Las organizaciones deben reconocer los beneficios de la comunicación cara a cara y fomentar las conversaciones entre compañeros. Sin embargo, ahora que tanta gente trabaja a distancia, ¿cómo pueden facilitarse las conversaciones, en las que el lenguaje corporal y las expresiones faciales, que indican diferentes pensamientos y sentimientos, son una parte integral?
En este caso, un simple teléfono tiene ciertas ventajas sobre los canales de comunicación digitales, ya que permite oír los elementos de la entonación durante la conversación. El tono de voz aporta dimensión y emoción a las palabras y ofrece pistas sobre la opinión de la otra persona sobre la conversación. Los mensajes de texto y los correos electrónicos son palabras escritas, abiertas a la interpretación del receptor, sin el beneficio del tono de voz o el lenguaje corporal.
Con los canales de comunicación visual, como Skype y Hangouts de Google, el lenguaje corporal, que abarca el contacto visual y los gestos con las manos, aparece de manera más destacada en la conversación y es la segunda mejor opción, después de una conversación cara a cara.
Según los expertos, los momentos de conversación entre compañeros pueden aumentar el rendimiento en un 20 %.
Realice una videoconferencia
Ver la cara de alguien puede marcar la diferencia entre una interacción con éxito y un fracaso. La investigación llevada a cabo por Mahdi Roghanizad y Vanessa K Bohns(6) muestra que una petición cara a cara tiene 34 veces más éxito que un correo electrónico. La buena noticia es que, hoy en día, podemos hablar "cara a cara" simplemente mediante Skype u otras herramientas de videoconferencia. A diferencia del correo electrónico, o incluso de hablar por teléfono, el vídeo le permite ver el lenguaje corporal de la otra persona, lo que le aporta pistas visuales importantes que pueden ayudarle a contextualizar la conversación.
Según Stuart Duff, jefe de desarrollo de liderazgo en la firma de psicología empresarial Pearn Kandola, a la hora de realizar una videoconferencia, es responsabilidad de los líderes establecer el tono. La investigación llevada a cabo por la empresa reveló que los líderes que, según los demás, tienen más éxito realizan videoconferencias con regularidad para hablar con sus equipos y crear un "momento de socialización" en las reuniones.
"Esto les permitió a sus equipos ponerse al día y disfrutar de la compañía de los demás antes de comenzar con la agenda empresarial", dice Duff. "Los líderes menos eficaces confiaron demasiado en el correo electrónico o las llamadas por teleconferencia porque creían que era muy difícil realizar videoconferencias con regularidad. El desafío radica sobre todo en las actitudes y la mentalidad de los líderes".
Hable sobre temas triviales
El tipo de conversación que tienen las personas también es importante. Aunque los jefes veían con malos ojos en el pasado que los empleados hablaran sobre temas irrelevantes en la oficina, el profesor y psicólogo organizacional Sir Cary Cooper opina que es fundamental para mejorar el espíritu de equipo y el rendimiento.
"Necesitamos satisfacer todas nuestras necesidades sociales", comenta. "Podemos hablar sobre un partido de fútbol, una película que hayamos visto, nuestros hijos, problemas domésticos… Cualquier cosa. Las conversaciones triviales tienen como objetivo construir relaciones. Cuantas más tengamos, más conoceremos a la otra persona, más unidos a ella estaremos y más productivos seremos".
Existen estudios que respaldan esta afirmación y que muestran que cuando no podían tener conversaciones triviales, las personas eran menos productivas y menos capaces de realizar su trabajo(7).
Rompa con las barreras culturales
Otro de los factores que ha provocado el declive de esta forma de interacción podría estar relacionado con el hecho de que muchas plantillas son multiculturales, por lo que la comunicación por correo electrónico entre colegas con bagajes culturales distintos suele ser una forma de evitar la posible incomodidad de una conversación cara a cara. No obstante, los correos electrónicos y sus contenidos pueden ser sujetos de malentendidos.
Es extremadamente fácil malinterpretar el tono o la urgencia de un mensaje. Incluso la formalidad del saludo, ya sea "Hola", "Buenas" o nada en absoluto para dirigirse a alguien, puede interpretarse de manera diferente según el destinatario. Si además existen problemas con el idioma o diferencias culturales, el mensaje puede ser aún menos claro.
"Algunas culturas tienen formas completamente diferentes de iniciar el contacto o de generar confianza, por lo que es esencial invertir tiempo para intentar comprender esto", comenta Paul Smith, psicólogo ocupacional y fundador de WiseAmigo. "Sin darnos cuenta, estamos tratando de recopilar tanta información como podemos para adaptar la forma de comunicarnos e influir sobre otros. Podemos fortalecer nuestras dotes comunicativas y mejorar nuestra forma de interactuar y construir relaciones si lo hacemos con frecuencia".
Alison Coleman es colaboradora habitual de Guardian Small Business Network, en el Reino Unido, y también escribe para la revista Director, la publicación para los miembros del Institute of Directors del Reino Unido
Fuentes:
(1) https://www.independent.co.uk/news/health/millennials-social-media-cancer-research-uk-study-a8182211.html
(2) https://www.wired.com/insights/2013/08/the-rise-of-the-millennial-workforce/
(3) http://psycnet.apa.org/record/2003-99636-019
(4) https://www.psychologytoday.com/us/blog/the-athletes-way/201510/face-face-social-contact-reduces-risk-depression
(5) http://www.hpl.hp.com/techreports/94/HPL-94-23.pdf
(6) https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email
(7) https://blog.trello.com/surprising-cognitive-benefits-of-small-talk-at-work
