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La tecnología ya existe, pero por algún motivo, muchas teleconferencias ocasionan más problemas de lo necesario. Matthew Jenkin explica cómo aprovecharlas realmente
Ámelas u ódielas, pero las teleconferencias seguirán teniendo un papel crucial en la vida de los empleados, en la medida en que más y más empresas adopten el trabajo a distancia. Pueden ser una forma fantástica de comunicarse con equipos lejanos, pero también puede ser una de las mayores amenazas a la productividad.
Las conversaciones se superponen, las líneas son intermitentes y es muy fácil que los participantes pierdan el interés. De hecho, una encuesta de Intercall(1) descubrió que la mayoría de los trabajadores (65 por ciento) hacen otras cosas durante una teleconferencia. Más de la mitad de las personas que están en línea están comiendo, poco menos de la mitad está en el baño, una quinta parte está comprando, uno de cada 11 está haciendo ejercicio y un seis por ciento está haciendo otra llamada.
Por tanto, como el 53 por ciento de profesionales trabaja a distancia(2) en algún momento de la semana, aquí presentamos siete formas de dominar el arte de la teleconferencia.
El día y la hora importan de verdad
Encontrar un hueco en la agenda apretada de todos para programar una teleconferencia puede ser un dolor de cabeza, en especial si su equipo trabaja a distancia desde distintos países y en diferentes husos horarios. Sin embargo, las investigaciones demuestran que el momento oportuno lo es todo si se desea sacar el máximo partido de una reunión virtual.
La mañana es el momento en que somos más productivos, y el científico del comportamiento Dan Ariely(3) afirma que la máxima productividad se alcanza entre las 9 h y las 11 h. Mientras más tarde en el día se haga la reunión, menos capaz será de tomar decisiones y realizar valoraciones(4).
Los datos también sugieren que incluso el día en que se realiza la teleconferencia puede marcar la diferencia respecto al éxito de la misma. El martes parece el mejor día(5), ya que es lo suficientemente pronto en la semana como para que haya tiempo de tomar medidas inmediatas sobre cualquier decisión tomada. Además, poco después del fin de semana, su equipo estará ligeramente más fresco y no tan cansado como podría estarlo más adelante.
Deje clara la agenda
Podría parecer obvio, pero una forma fácil de mantener interesados a los participantes de la teleconferencia es dejar la agenda clara de antemano y asegurarse de que circule con la invitación inicial. "Mientras más detalles pueda incluir sobre lo que se está discutiendo, por qué se discute y quién debe hablar, más se reducirá la posibilidad de que los participantes desconecten", explica Chris Ogle, un gerente de desarrollo comercial en Flow Digital, que mantiene teleconferencias de manera regular para discutir estrategias web.
Andrew Dipper, director de contenido y marketing de búsqueda de la empresa de reclutamiento de tecnología Anderson Frank(6), está de acuerdo. Añade que los participantes deberían conocer de antemano cómo unirse a la teleconferencia, de qué se hablará y lo que se espera que contribuyan. Si se asigna una persona para tomar notas durante la llamada, indique quién es y qué se espera de ella durante y después de la conferencia. Las teleconferencias de última hora suelen ser un desastre, ya que nadie tiene tiempo de prepararse y, por lo tanto, los participantes tienen dificultades para hacer una contribución valiosa.
Tómense el tiempo de conocerse
Los participantes en la llamada pueden estar dispersos por todo el mundo, pero crear una relación entre sí antes y después de la llamada ayudará a reducir cualquier incomodidad a causa de la distancia. En un blog(7) acerca de su experiencia como gestor de un equipo de reporteros que trabaja a distancia, el periodista Butch Ward dice que intentaba conocer a su equipo personalmente siempre que podía, a pesar del gran desplazamiento que ello implicaba.
Por supuesto, si eso no es práctico, al menos intente descubrir un poco más sobre los participantes durante la teleconferencia. Ward dice que si todos se presentan al comienzo de la teleconferencia puede imaginar mejor quién está sentado alrededor de la mesa virtual, y así puede hacer una lista de quiénes están en la llamada y asegurarse de que todos se escuchen.
Keith Ferrazzi, el CEO de la firma de consultoría Ferrazzi Greenlight(8), sugiere que los organizadores se tomen un momento al comienzo de cada llamada, para que durante los primeros cinco minutos de la reunión "todos se alternen para hablar un poco sobre cómo les va la vida, ya sea personal o laboralmente". Es un gran truco para romper el hielo.
No sea gracioso
Ahórrese las bromas y la guasa para el bar después del trabajo. De hecho, ni siquiera se ría. Ross McCammon(9), editor de artículos de la revista GQ, dice que adopta una personalidad mucho más seria de la que tendría en una reunión presencial. El humor suele ser contraproducente en el caso de una teleconferencia, donde los indicios emocionales y el lenguaje corporal no se pueden leer.
Alyssa Bantle, gerente de formación global de Crown World Mobility, asesora a empleados para superar diferencias culturales durante el trabajo con equipos internacionales. Ella opina que el humor durante una teleconferencia puede acercar a las personas, pero hay que usarlo con cuidado. La ironía, los juegos de palabras y las bromas pueden ser simpáticos para algunos, pero también pueden ser difíciles de entender e incluso resultar ofensivos.
Una teleconferencia puede ser una forma fantástica de comunicarse con equipos a distancia, pero también puede ser una de las mayores amenazas a la productividad
Menos es más
Haga que las teleconferencias sean breves y concisas. No dan premios por hacer perder el tiempo de todos en una reunión maratoniana. De acuerdo con la experta en productividad, Laura Stack(10),
la duración ideal de una reunión es de 45 minutos. Añade que si una reunión debe durar más, es mejor dividirla en dos periodos de 45 minutos separados por una pausa sustancial.
Ogle concuerda, y advierte que demasiadas variables pueden dar lugar a una teleconferencia desordenada. "Por variables me refiero al número de dispositivos en la llamada, al número de personas involucradas; hay que usar las teleconferencias para las cosas que solo se puedan resolver así", dice. "Porque pueda haber 12, 20 o 50 personas en una llamada, no quiere decir que deba hacerse".
Cuando es necesario tomar decisiones importantes, lo mejor es limitar la cantidad de personas de la teleconferencia. En las reuniones de grupos grandes, es útil tener en mente los experimentos de Asch(11), en especial si se incluye a más miembros nuevos en el equipo. Estos experimentos, llevados a cabo por Solomon Asch durante la década de los cincuenta, establecen que "la conformidad tiende a aumentar cuando hay más personas presentes, pero varía poco una vez que el grupo pasa de cuatro o cinco personas".
"La conformidad aumenta cuando otros miembros del grupo tienen una posición social mayor. Cuando las personas ven a otras como más poderosas, influyentes o informadas que ellos mismos, es más probable que estén de acuerdo con el grupo".
Comprensión de las diferencias culturales
Los choques culturales y los compañeros con acentos diversos o niveles de inglés distintos pueden oponer obstáculos a las teleconferencias globales. Bantle dice que, en la superficie, están las complicaciones obvias de personas que hablan al mismo tiempo y se malinterpretan mutuamente. Pero a un nivel más profundo se encuentran todas las razones subyacentes a los malentendidos: las diferencias culturales en la forma en que escuchamos, interactuamos y nos comunicamos. No comprender o no adaptarse a estas diferencias puede hacer que una teleconferencia sea difícil.
Ella pone el ejemplo de un equipo de Reino Unido hablando con compañeros en Japón. A los trabajadores japoneses podría parecerles difícil mantener el ritmo de sus amigos británicos, que hablan rápido y sienten la presión de contribuir a la llamada. Por su parte, el condicionamiento cultural hace que los empleados japoneses están esperando pacientemente su turno para hablar (que nunca llega) y como resultado parece que no tienen nada que decir.
Para evitar este desorden, ella aconseja seguir los siguientes pasos. Primero, para superar la barrera del lenguaje, hablar por turnos y evitar las interrupciones. Por ejemplo, si usted dirige la llamada, quizá pueda establecer las reglas de los turnos para hablar. Después, aclare y confirme lo que se ha dicho. Insista en preguntar si ha escuchado correctamente, anime a las personas a repetir las ideas y frases complicadas. Finalmente, pregunte si todos en la llamada han entendido lo que se ha dicho. Si no es así, haga algo al respecto. Reconozca a los demás para que sepan que se les ha entendido y no se repitan.
Adopte el vídeo
Impulsado por las redes sociales, el vídeo puede haberse convertido un medio comunicación cada vez más popular en nuestra vida personal, pero muchas empresas aún tienen reticencias para adoptarlo a una escala mayor en las teleconferencias. Sin embargo, de acuerdo con estudios recientes de Wainhouse Research(12), a un 74 por ciento de los empleados que usan el vídeo y las cámaras web durante las reuniones les gusta la posibilidad de ver las reacciones de sus compañeros a sus ideas, y casi el 70 por ciento siente que aumenta la conexión entre los participantes.
De hecho, un estudio de Forbes Insight(13) de 2017 con una muestra de 333 ejecutivos reveló que el 62 por cierto de los encuestados estuvo de acuerdo con que, en relación con las conferencias de audio, las videoconferencias mejoran significativamente la calidad de la comunicación: una cifra que aumenta hasta un 73 por ciento entre las compañías con mayor crecimiento. Además, el 50 por ciento de los encuestados también opina que las videoconferencias mejoran el grado de comprensión.
Sin embargo, Ogle advierte sobre la posibilidad de que la conferencia de audio se interrumpa por completo. "Siempre que sea posible, intente mantener las reuniones por cámara web con enlace telefónico", dice. "No se puede subestimar el valor del contacto visual, pero si cuenta con que la conexión web de todos los participantes funcione a la perfección, espere una reunión complicada". Se puede confiar más en las líneas telefónicas, así que intente atenerse a los puntos sólidos de ambos elementos".
Matthew Jenkin es un periodista asentado en EE. UU., exeditor de Guardian Carrers, el sitio web del periódico The Guardian para personas que buscan trabajo y desean cambiar de carrera profesional
Fuentes:
(1) https://hbr.org/2014/08/what-people-are-really-doing-when-theyre-on-a-conference-call
(2) https://www.iwgplc.com/WorkspaceRevolution/Trends
(3) https://www.reddit.com/r/IAmA/comments/2lmp1k/im_dan_ariely_duke_professor_of_behavioral/
(4) https://tigerprints.clemson.edu/cgi/viewcontent.cgi?referer=https://www.google.ie/&httpsredir=1&article=1154&context=all_dissertations
(5) https://www.inc.com/news/articles/2010/06/best-time-for-meetings.html
(6) http://www.andersonfrank.com/
(7) https://www.poynter.org/news/managing-telephone-10-ideas-better-conference-call
(8) https://hbr.org/2012/05/the-right-way-to-run-a-virtual/
(9) https://www.entrepreneur.com/article/243382
(10) https://theproductivitypro.com/blog/2013/05/the-sweet-spot-how-and-when-to-schedule-productive-meetings/
(11) https://www.gwern.net/docs/psychology/1952-asch.pdf
(12) https://hbr.org/2015/01/4-ways-to-make-conference-calls-less-terrible
(13) https://www.forbes.com/forbes-insights/our-work/the-connected-culture
