Un astronauta en un ordenador portátil

Productividad

¿Tiene lo que hace falta para trabajar a distancia?

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Si quiere trabajar a distancia, quizá tenga que convencer a su jefe. Daniel Mobbs dispone de toda la información sobre las habilidades necesarias, desde una gestión del tiempo eficaz hasta una comunicación segura

 

Aunque el trabajo a distancia esté cada vez más extendido, no todo el mundo es un trabajador a distancia nato. Mientras que algunas personas están preparadas para destacar fuera de la oficina, otras tienen todas las papeletas de fracasar si no tienen planes ni estrategias preparadas para una nueva manera de trabajar. "Los candidatos deben ser sinceros sobre su propia capacidad de gestionar el aumento de responsabilidades y expectativas que acarrea el trabajo a distancia", afirma Anthony Curlo, director general de DaVinciTek, empresa de contratación y aumento de personal de IT(1).

La buena noticia es que la mayoría de trabajadores puede aprender y desarrollar estas habilidades y estrategias. Si observa a los trabajadores a distancia de mayor éxito, verá que muchas de estas características se repiten una y otra vez. Por lo que, si está tratando de convencer a su jefe (o a sí mismo) de que el trabajo a distancia es la opción adecuada para usted, comience por preguntarse sinceramente cuántas de las siguientes características comparte con otros trabajadores a distancia.

1. Gestionan el tiempo de manera implacable

El hecho de trabajar a distancia no significa que disponga de todo el tiempo del mundo. Los jefes quieren saber que gestiona el tiempo de la manera más eficaz posible. "El objetivo es demostrar la misma responsabilidad, productividad y eficiencia que ofrece en la oficina", sostiene Emma Sue Prince, autora de la guía sobre el espacio de trabajo The Advantage.

Prince recomienda dedicar tiempo al comienzo de cada semana para planificar las prioridades y hacer una estimación de cuánto tiempo le llevará hacer cada tarea. "Registre los progresos efectuados a lo largo de la semana para el cumplimiento de dichos objetivos y así demostrar su responsabilidad", afirma. "O incluso mejor, segmente su planificación semanal en planificaciones diarias para centrarse en tareas específicas".

Tobias van Schneider, un diseñador autónomo que trabaja a distancia en Nueva York, recomienda(2) utilizar una aplicación de seguimiento temporal como Toggl(3), la cual no solo registra el tiempo, sino que también envía recordatorios de seguimiento temporal cada pocos minutos para que no se le escape nada. "No importa si factura o no por horas, haga un seguimiento del tiempo para estar más informado sobre cómo va yendo el día", comenta.

2. Determinan claramente los límites entre el trabajo y el ocio

Aunque algunos estudios demuestran(4) que los trabajadores a distancia pueden llegar a trabajar hasta 75 horas a la semana (con un promedio de jornadas más largas que sus compañeros en la oficina), trabajar a distancia no tiene por qué implicar trabajar 24 horas al día. Es posible que algunos jefes consideren de manera positiva para su negocio que un trabajador esté siempre operativo, pero los más sensatos lo verán como lo que es: la fórmula ideal para el agotamiento y la insatisfacción.

"Puede que a los empleados a distancia que disfrutan de lo que hacen les resulte fácil trabajar de manera ininterrumpida", sostiene Chris Dyer, autor de The Power of Company Culture. "Pero es necesario fijar unos límites para dejar de trabajar y desconectar, y así evitar el agotamiento y la frustración. Saber cuándo hacer pausas favorece que los trabajadores a distancia sigan concentrados y den su máximo potencial".

Los trabajadores a distancia de mayor éxito son claros con sus compañeros en lo relacionado con su horario laboral y las mejores formas de estar en contacto, ya sea vía Slack, Skype, correo electrónico o teléfono. También informan si necesitan ausentarse del ordenador durante ese tiempo y, lo más importante, cuándo terminan su jornada laboral.

3. Son comunicadores conscientes

"La comunicación es muy importante para los trabajadores a distancia, pero no se produce por sí sola", explica Susana Rowles, directora comercial de Target Internet, una empresa en la que todos sus empleados trabajan a distancia. "El hecho de no estar cara a cara con alguien no significa que no se pueda forjar una relación. Dedique tiempo cada día a comunicarse con sus compañeros e incorpórelo a su mentalidad laboral".

En un artículo para la Harvard Business Review(5), Erica Dhawan y Tomas Chamorro-Premuzic advierten sobre la posibilidad de confundir comunicaciones breves con comunicaciones claras. "En nuestro esfuerzo por ser eficientes, en ocasiones utilizamos pocas palabras para comunicarnos", afirma Dhawan. "Sin embargo, ser tan breves puede provocar que el resto del equipo pierda tiempo tratando de interpretar sus mensajes, si es que consiguen interpretarlos".

"No dé por sentado que el resto entienda sus signos y abreviaturas", añade Chamorro-Premuzic. "Tómese su tiempo para comunicarse de la manera más clara posible, independientemente del canal".

Ambos recomiendan introducir normas de comunicación en su equipo de oficina para ayudar a establecer claridad. Indican que empresas como Merck han creado acrónimos para sus comunicaciones digitales (tales como "Respuesta en cuatro horas (4HR)" y "No es necesario responder (NNTR)"), lo que proporciona previsibilidad y certeza a las conversaciones virtuales.

"Las normas también pueden existir a nivel individual, como pueden ser el tiempo de respuesta, el estilo o el tono de escritura preferidos de cada uno", añade Dhawan. "Por ejemplo, algunos prefieren mensajes breves y rápidos, mientras que otros se inclinan hacia respuestas largas y detalladas; las personas también difieren en su preferencia y tolerancia del humor y la informalidad".

Dos personas con bocadillos de texto sobre sus cabezas

Los expertos recomiendan dedicar tiempo a comunicarse de la manera más clara posible, independientemente del canal

 

4. Son expertos en tecnología

Anna Johansson, en un artículo para Entrepreneur(6), afirma que si ya se está planteando trabajar a distancia, deberá ser, por descontado, un experto en tecnología: "Lo último que se puede permitir es que sus trabajadores a distancia estén limitando a su equipo de IT con problemas sencillos que no deberían serlo".

Aunque su jefe asuma que sabe cómo utilizar la nube, la videoconferencia o los servicios de mensajería empresarial como Slack, no significa que pueda dormirse en los laureles. "Es importante que demuestre sus ganas de aprender y de adaptarse, algo quizá más importante que demostrar unas habilidades organizativas impecables", sostiene Tom Livingstone, jefe de marketing de la agencia de contratación Talentful.

Asegúrese de estar al día de las tecnologías de trabajo a distancia más recientes, y no tenga reparo en hacerle sugerencias a su jefe si descubre alguna manera de usar la tecnología para mejorar y agilizar un procedimiento. Deepina Kapila, jefa de producto de Visa(7), recomienda Youtube Live(8) si necesita grabar un vídeo rápido, realizar una retransmisión en directo o una sesión formativa para su equipo. "Es la alternativa a Google Hangouts para escalar una retransmisión a nivel global", afirma.

"Si gestiona un equipo de trabajo a distancia y quiere conocer su nivel de felicidad, pruebe Chimp or Champ(9)", añade Kapila. "Este indicador anónimo de felicidad del empleado es una herramienta rápida diseñada para eso mismo, además de permitir que los equipos añadan sus comentarios, como si fuese el clásico buzón de sugerencias".

5. Siguen en contacto

Una de las mayores preocupaciones de los nuevos trabajadores a distancia es que puedan ser víctimas de la máxima "lo que no se ve, no se tiene en cuenta". Un estudio reciente(10) realizado a 1100 empleados descubrió que los trabajadores a distancia suelen sentirse rechazados y olvidados. Al fin y al cabo, si el jefe no le ve, ¿cómo le puede ofrecer una promoción o una nueva oportunidad?

En cambio, los trabajadores a distancia de mayor éxito saben que sentirse incluidos y reconocidos está en sus manos. "La confianza y la proactividad son de vital importancia", afirma Tom Livingstone. "Es de gran ayuda enviar mensajes periódicos sin solicitud previa con el objetivo de mantener informado a alguien de su progreso e ideas".

La clave es mostrar iniciativa y entusiasmo por sus funciones, siempre que sea posible. Esto puede incluir comunicarle a su jefe su voluntad para asumir funciones de liderazgo en proyectos, su disposición para compartir nuevas ideas en la próxima llamada de contacto o compartir comentarios positivos de sus clientes y usuarios con su jefe cada cierto tiempo.

Busque la forma de hacerse ver, como si estuviese enfrente de su jefe. Esto se puede hacer mediante un sistema de gestión de proyectos, como Basecamp(11), que le permite debatir ideas de una manera más activa y mostrarle su trabajo a sus compañeros. O bien, algo más sencillo y directo: Michael Ferguson, director general de Rainmakers, recomienda(12) comunicarse mediante videollamadas más que por correo electrónico. "Mejora la comunicación", sostiene. Cuando el equipo puede ver al trabajador a distancia, y viceversa, "se fomenta la comunicación eficiente, lo que mejora la productividad, la efectividad y la innovación".

 


Daniel Mobbs es un periodista especializado en negocios radicado en el Reino Unido.

Fuentes:

(1) https://www.bizjournals.com/bizjournals/how-to/human-resources/2016/02/working-remotely-isn-t-right-for-everyone.html

(2) https://www.vanschneider.com/manage-time-remote-worker

(3) https://toggl.com/

(4) https://www.bc.edu/content/dam/files/centers/cwf/research/publications/
researchreports/Bringing%20Work%20Home_Telecommuting

(5) https://hbr.org/2018/02/how-to-collaborate-effectively-if-your-team-is-remote

(6) https://www.entrepreneur.com/article/289370

(7) https://skillcrush.com/2016/10/24/remote-work-tools/

(8) https://www.youtube.com/channel/UC4R8DWoMoI7CAwX8_LjQHig

(9) http://chimporchamp.com/

(10) https://hbr.org/2017/11/a-study-of-1100-employees-found-that-remote-workers-feel-shunned-and-left-out

(11) https://basecamp.com/

(12) https://hbr.org/2018/01/stop-neglecting-remote-workers