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De la temperatura de su cubículo a la decoración las paredes, es posible que crea que su gusto en el diseño de la oficina es tan único como usted. Aún así, ciertos factores tienen más influencia en usted de lo que piensa. Etan Smallman investiga cómo nuestra generación, nuestro género y nuestra cultura tienen un papel clave
Cuando se trata de espacio de oficina, el paraíso de un empleado puede ser el purgatorio para otro. El diseño abierto y minimalista también puede considerarse clínico y desalmado. Un entorno personal y acogedor para usted puede parecer desordenado y una distracción para el compañero del escritorio de al lado.
El desafío radica en que es muy difícil encontrar algo que satisfaga a todos. Nuestras preferencias de oficina, desde la iluminación y los asientos hasta el diseño del escritorio y la proximidad de las ventanas, pueden verse influenciadas por todo, desde nuestra edad y género hasta nuestro bagaje cultural, nuestro tipo de personalidad y nuestro estilo de trabajo.
Dependiendo de si su prioridad comercial es generar creatividad o maximizar la productividad, la optimización del entorno puede ser crucial. Después de todo, esto es mucho más que una cuestión de estética. Innumerables estudios han establecido un vínculo entre las oficinas bien diseñadas y la participación, el rendimiento y la innovación de los empleados(1). Las empresas pioneras, por ejemplo, tienen cinco veces más posibilidades de tener lugares de trabajo que prioricen los espacios de trabajo individuales y grupales(2).
Regus Sarona en Tel Aviv ofrece un espacio de coworking adecuado para trabajar en solitario.
La diferencia entre géneros
El género es uno de los factores que influye en la preferencia del diseño de la oficina. Comenzamos con un pequeño detalle: la temperatura. Un estudio de 2015 de la revista Nature(3) descubrió que la temperatura media idónea para las mujeres en la oficina es 3 ºC más alta que para los hombres.
Esto se debe a que el índice metabólico de las mujeres es bastante más bajo que el de los hombres. Los hombres tienden a estar cómodos a unos 22 ºC, mientras que las mujeres suelen pasar algo de frío a esta temperatura. El problema es que, como explica The Guardian(4), el control del clima en los edificios de oficinas se basa en un estándar de confort que se estableció por primera vez en la década de 1960, y que a su vez se basó en el índice metabólico de un hombre de 40 años y 70 kg.
En cuanto a otras preferencias determinadas por el género, la investigación también sugiere que las mujeres se sienten más cómodas en un espacio de oficina cerrado y compartimentado en lugar de abierto. Según un estudio publicado en la revista Gender, Work and Organization, las trabajadoras de la oficina eran más conscientes de su visibilidad y, a menudo, encontraban esto más inquietante que liberador.
La autora principal, Dra. Alison Hirst, de la Universidad Anglia Ruskin (Reino Unido), dice: "Las mujeres en particular se sentían nerviosas con la idea de estar observadas constantemente, y sentían que debían vestirse de una manera en particular".(5)
En términos más generales, un estudio de los Estados Unidos(6) muestra que las "señales de identidad ambiental" pueden afectar la participación de los distintos géneros en el espacio de trabajo.
"Entrar en una escuela adornada con simbología cristiana puede hacer que un estudiante no religioso se plantee no inscribirse", explica Sapna Cheryan, una de los autoras del estudio. "Conducir por una ciudad con tiendas de bicicletas y portaesquís en casi todos los coches puede hacer que esa ciudad sea poco atractiva para aquellos que no se consideran entusiastas de las actividades al aire libre. Entrar en una tienda con música dance fuerte puede indicarles a los compradores de mayor edad que estarían fuera de lugar allí".
Añade: "Tenga en cuenta que estos entornos físicos, aunque excluyentes para algunos, pueden ser acogedores para los demás, es decir, para aquellas personas que reciben señales de inclusión de la identidad ambiental. Los entornos que son incompatibles con una de las identidades sociales más prominentes, por ejemplo, género y raza".
En el entorno de la oficina, es posible recibir diversas señales de identidad ambiental. Por ejemplo, ¿las salas de conferencias tienen nombres de hombres importantes? ¿No se ve ninguna mujer en los cuadros de la pared?(7)
La decoración de Regus Gati en Jerusalén es neutra en cuanto al género
La diferencia entre generaciones
¿Qué pasa con la edad? ¿Tiene alguna relación con la preferencia de diseño de su oficina? Existen pruebas de una brecha generacional: algunas encuestas muestran que los trabajadores más jóvenes son más sensibles a los malos diseños de oficinas, o quizás estén simplemente menos dispuestos a tolerarlos.
Según un estudio realizado el año pasado por Ipsos, el 76 % de los trabajadores de 18 a 34 años dijeron que el diseño de la oficina influía en su opinión sobre una empresa, en comparación con solo el 39 % de los mayores de 55 años(8). Y más de una quinta parte de los jóvenes entre 18 y 24 años han dejado el trabajo por culpa de un diseño deficiente de la oficina, según una encuesta(9).
Los trabajadores de más edad también tienen preferencias que no deben ignorarse. Se calcula que los baby boomers (los nacidos entre principios de la década de 1940 y mediados de la década de 1960) representan aproximadamente la cuarta parte de los trabajadores y permanecen en el trabajo más tiempo que nunca, lo que provoca una brecha de edad cada vez mayor en nuestras oficinas.
Mientras que sus compañeros más jóvenes evalúan "la calidad de las salas de reuniones" como el factor menos importante de una buena oficina, los baby boomers tienen una visión casi opuesta(10). Un estudio de Davenport(11) muestra una preferencia entre los baby boomers por las oficinas cerradas, especialmente cuando realizan trabajos en solitario en los que deben realizar tareas de concentración, mientras que la investigación del analista de tendencias Springwise(12) muestra que su rendimiento mejora con alternativas al trabajo con pantallas a la hora de crear, procesar y almacenar información.
Según un informe de los diseñadores industriales Knoll, "estas prioridades cambiantes no solo apoyarán la función y el proceso de trabajo, sino que impulsarán un cambio fundamental en el diseño de la oficina. El espacio de trabajo del futuro deberá proporcionar una "experiencia" de trabajo consistente y atractiva que sea compatible con una amplia variedad de estilos de trabajo y un flujo de trabajo sin interrupciones, independientemente de la ubicación".
La diferencia entre culturas
Las actitudes hacia el diseño y la densidad del espacio de trabajo también son muy diferentes de un país a otro. Por ejemplo, los empleados en las ciudades chinas están acostumbrados a trabajar en aproximadamente un tercio del espacio que sus homólogos europeos y estadounidenses(13).
Según Harvard Business Review(14), "en China, las personas no piensan en la privacidad individual de la misma manera que los occidentales. Los trabajadores chinos están más preocupados por el control de la información: mantener los datos personales en privado y protegerse de la sensación de ser observado. Las oficinas que les permiten a los trabajadores estar de espaldas a la pared se consideran propiedades inmobiliarias de primer orden".
Los tipos de espacio de oficinas necesarios también pueden variar entre culturas. En Francia, en comparación con Estados Unidos, por ejemplo, se dedica más tiempo a las reuniones. "[He descubierto que] las reuniones francesas tienden a ser mucho más largas, con mucho más debate conceptual", dice la francesa Emma Seppälä, que da clase en Yale y en la Universidad de Stanford. En declaraciones a Business Insider(15), dice: "Las reuniones estadounidenses consisten en: ‘Usted va a hacer esto, y usted hará esto otro…’". En cambio, ha descubierto que, "en la mente de la persona francesa, antes de llegar a la conclusión, es necesario hablar de la teoría, de los conceptos y de la filosofía". Por lo tanto, una oficina sin un espacio adecuado para reuniones no será adecuada.
Regus Torre Aragonia, en Zaragoza, tiene espacios semiprivados para trabajos en grupo y reuniones
Busque un término medio
Es fácil quedarse atascado en el análisis de subsecciones individuales de su plantilla, pero Neil Usher, autor de The Elemental Workplace, aconseja: "La clave para diseñar un espacio de trabajo excelente es el equilibrio. Es muy raro que podamos utilizar una solución sesgada". "Diseñar para un tipo demográfico o de personalidad es intrínsecamente restrictivo. Nuestros espacios de trabajo deben reflejar la diversidad y la inclusión. Para ello, necesitan incorporar la elección y el permiso necesario para ejercerla. El consejo más importante y sencillo: evite los mitos que encontrará en Internet y adopte una mentalidad mucho más crítica.
"Es posible, en cualquier parte del mundo, en cualquier sector y con cualquier presupuesto. Las empresas que no están haciendo esto se verán afectadas en cuanto a la capacidad individual y colectiva para trabajar de forma eficaz y en si las personas decidirán quedarse".
Joanna Yarker, profesora asociada de psicología ocupacional y de negocios en Kingston University, Londres, dice que mientras muchas empresas están apostando por utilizar escritorios disponibles, la mayoría de los trabajadores aprecian la "personalización", independientemente de su tipo demográfico o de personalidad.
"Hemos descubierto que a la gente le gusta personalizar su espacio y eso puede ser un amortiguador para algunas de las tensiones que experimentan en el trabajo", dice ella. "En el caso de que no pudiera tener cosas en su escritorio, podría usar salvapantallas personales en su ordenador. Le permite tener una conexión con las cosas más valiosas para usted".
Reconciliar diferencias
Muchas veces, lo que realmente hace falta es reflexionar más. "Por ejemplo, si le pregunta a alguien con Asperger, trabajar en un entorno concurrido puede ser todo un reto", dice Yarker. "Por lo tanto, es muy importante disponer de un espacio de trabajo silencioso. Si padece el síndrome del intestino irritable, deberá tener en cuenta la ubicación de su escritorio con respecto a las instalaciones".
La respuesta a múltiples demandas, explica, no es necesariamente tener más espacio, sino usar el espacio del que se dispone de una forma más flexible. "El ejemplo que den los supervisores, moverse y usar diferentes espacios en lugar de no dejar el escritorio desde las 8:00 hasta las 19:00 hace que los empleados también se atrevan usar el espacio como mejor les convenga", añade.
Es importante que el personal se implique, explica Sir Cary Cooper, profesor de Psicología y salud organizacionales en la Manchester Business School. "Deje que ellos decidan, en lugar de imponerlo usted", comenta. "Si lo impone usted, no va a funcionar. Además, es posible que se les ocurran ideas que a usted no se le habrían pasado por la cabeza". Mientras recopile los datos, puede reconciliar las diferencias con respecto a los deseos de la gente y puede realizar diseños para diferentes grupos de personas en diferentes partes del negocio".
Etan Smallman es un periodista británico
Fuentes:
(1) https://www.forbes.com/sites/jacobmorgan/2015/12/03/how-the-physical-workspace-impacts-the-employee-experience/#726dc3fe779e
(2) https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys/us/2016
(3) https://www.nature.com/articles/nclimate2741
(4) https://www.theguardian.com/money/shortcuts/2015/aug/04/new-cold-war-why-women-chilly-at-work-air-conditioning
(5) https://www.standard.co.uk/news/uk/women-feel-pressured-to-dress-up-in-open-plan-offices-a3828846.html
(6) http://sciencewithart.ijs.si/pdf/How%20stereotypical%20cues%20impact%20gender
%20participation%20in%20computer%20science.pdf
(7) https://www.thecrimson.com/article/2012/3/5/women-portraits-kennedy-school/
(8) https://www.prnewswire.com/news-releases/workplace-design-matters-when-it-comes-to-millennial-appeal-300545467.html
(9) https://www.independent.co.uk/news/business/news/uk-millennials-rejecting-employers-offices-workplace-design-architecture-a8270686.html
(10) https://www.knoll.com/document/1352940439350/WP_GenerationalDifferences.pdf
(11) https://www.emeraldinsight.com/doi/abs/10.1108/14630010810925136?fullSc=1&journalCode=jcre
(12) https://www.regus.es/work-uk/how-the-over-65s-are-shaking-up-the-office/
(13) https://www.cbre.com/research-and-reports/apac-space-utilisation-the-next-frontier
(14) https://hbr.org/2014/10/balancing-we-and-me-the-best-collaborative-spaces-also-support-solitude
(15) http://uk.businessinsider.com/differences-between-french-american-work-culture-2017-7?r=US&IR=T
