Productividad

Cómo gestionar con éxito una videoconferencia

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Debido a que el mundo del trabajo se vuelve más global y el número de trabajadores a distancia continúa creciendo, saber llevar a cabo una videoconferencia se ha convertido en una habilidad clave para la gente de negocios. Nuestra investigación muestra que el 40% de los empleados en el mundo utiliza las videoconferencias, cifra que asciende al 61% en China y el 60% en México. Pero llevar a cabo una videoconferencia con éxito es algo más que encender la cámara.Esté atento a su micrófono: Lo primero es lo primero, compruebe la configuración de su equipo.Con la mayoría de sistemas de videoconferencia puede llevar a cabo un test para asegurarse de que su micrófono y cámara funcionan correctamente. Una vez que la videoconferencia ha comenzado, es recomendable que mantenga su dedo sobre el botón del micrófono. Así puede apagarlo cuando no esté hablando, para que el sonido de fondo no distraiga, pero esté preparado para levantar el dedo del botón cuando le toque responder a su interlocutor.Cree su espacio: Un ángulo bajo puede ser poco favorecedor y distraer a los demás participantes. También debe escoger un espacio bien iluminado para su llamada, para que pueda ser percibido con claridad por los demás participantes. Si hace sol, es recomendable correr las cortinas y encender una lámpara lateral para evitar los brillos.Concéntrese:Mientras que durante una llamada telefónica puede consultar sus correos electrónicos o ponerse al día con el trabajo, el elemento visual de una videoconferencia no se lo permite. Asegúrese de estar en un lugar sin distracciones – es más improbable perderse algo importante de esa manera. Si su oficina en casa es ruidosa, puede reservar una sala de reuniones en su sede Regus más cercana.A pesar de que puede resultar tentador mirar a su propia imagen durante la llamada, es recomendable mirar directamente a la cámara – especialmente cuando se está hablando. Esto crea la ilusión de que se está mirando a los participantes a los ojos. Si dirige su atención a cualquier otro lugar en la pantalla, parecería que se está mirando a un lado (incluso aunque esté totalmente centrado en la presentación).Capte la atención y atienda:Si está presentando la videoconferencia, trátela como si fuera una sesión presencial. Llame a los participantes por su nombre, hágales preguntas para asegurarse de que están escuchando y mire siempre directamente a la cámara. No se dedique a leer literalmente las diapositivas (sus participantes pueden hacerlo por sí mismos con el archivo de Powerpoint). Si es un participante, asienta con los puntos en los que está de acuerdo y no tenga miedo de formular preguntas. Cuando lo haga, recuerde encender su micrófono, mirar a la cámara y presentarse antes de hablar ("Hola soy [nombre]. Me estaba preguntando…").Siguiendo los mismos principios y la profesionalidad con los que afrontaría una reunión presencial, sus habilidades como teleconferenciante mejorarán rápidamente.