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Por qué los gestores de riesgo de repente se interesan por el trabajo flexible

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A la hora de desarrollar los planes de continuidad de negocio, los responsables de oficina, los líderes de IT y los equipos de riesgo tienen una nueva arma muy poderosa: el lugar de trabajo flexible

Según un estudio global reciente de Regus, un sorprendente 73 % de los encuestados afirmó que las soluciones de lugares de trabajo flexible les han ayudado a mitigar riesgos que podían poner en peligro el flujo de las operaciones de negocio.

Tal como observa Joe Sullivan, director general de la reubicación de espacios de trabajo de Regus, "el espacio flexible se ha convertido en la opción preferida de las empresas para establecer o mejorar sus planes de continuidad de negocio".

"A día de hoy, ya no podemos decir que las cosas malas solo ocurren a los demás", afirma Sullivan. De hecho, según el WEF Global Risks Report de 2019, los "fenómenos meteorológicos extremos" fueron señalados como la primera causa de riesgo a la que todos los países se enfrentan, seguidos de los desastres naturales, el fraude de datos y los ciberataques.

Las empresas cambian su punto de vista con respecto a los desastres

En 2018, las soluciones de reubicación de espacios de trabajo de Regus recibieron unas 2000 consultas. Sullivan lo atribuye al hecho de que ha habido una mayor conciencia de que incluso los pequeños incidentes pueden perturbar gravemente las operaciones de negocio.

"Un desastre no tiene por qué ser una inundación repentina o la erupción de un volcán", afirma Sullivan. "Algunos de los retos más difíciles a los que nuestros clientes se han enfrentado están mucho más cerca de casa y pueden tener un impacto importante, como:

  • daños por humo o fuego
  • una cañería rota o fuga de agua
  • un ciberataque

Con una solución de reubicación de espacios de trabajo configurada con antelación, hay muchas más posibilidades de salir completamente ileso".

Planes personalizados

¿Cómo funciona un plan de reubicación de espacios de trabajo?

Hay tres enfoques distintos:

  • Una reserva permanente: reubicación de espacios de trabajo en un centro específico ideal para el 5 % de los miembros de una empresa 
  • Listo en un día: reubicación de espacios de trabajo en cualquier centro de Regus, recomendado para el 20 % de los empleados y disponible en un día laborable
  • Lugar de trabajo de emergencia para todos: reubicación del espacio trabajo bajo petición en dos días laborables en cualquier centro de Regus

"Hay dos puntos importantes que tenemos que recordar", afirma Sullivan. "Creamos soluciones a medida para adaptarnos al presupuesto del cliente. Además, disponemos de una amplia red global que proporciona opciones a las empresas y nos permite satisfacer sus necesidades operacionales básicas".

"Ser capaz de reubicar operaciones en la misma área en la que se encuentra su negocio actual o cerca de casa es un punto muy positivo para los clientes, especialmente porque nuestras instalaciones están preparadas para recibir clientes y visitantes desde el primer día".

 

Servicio sin excusas

Durante los últimos tres años, Regus ha ofrecido al minorista internacional Marks & Spencer un plan de reubicación para que su equipo tenga acceso a los centros de Regus en todo el mundo si no pueden usar sus oficinas habituales debido a interrupciones como desastres naturales, crisis políticas o ciberataques.

En 2018, cuando estallaron una serie de protestas sindicales en Camboya cerca de una de las oficinas de asistencia de Marks & Spencer, M&S reubicó a su personal en oficinas seguras de centros de Regus en las que se habían preparado instalaciones de almacenamiento y equipamiento por adelantado.

John Frost, director de la continuidad del negocio en M&S, dijo: "Para nosotros, recurrir a Regus para la reubicación de espacios de trabajo fue parte de nuestro proceso de negocio interno hacia la agilidad. Nuestro enfoque de varias ubicaciones se adapta a los problemas que nos encontramos en el mundo moderno".

Esencial para operaciones de primera clase

Education Payroll, con sede en Nueva Zelanda, acudió a Regus para un plan de continuidad de negocio porque estaba reestructurándose para convertirse en una empresa de gestión de nóminas de talla mundial. ¿Su objetivo final? Asegurarse de que la inversión anual de 4400 millones de dólares en sueldos de profesores se pagara a tiempo cada quince días sin falta, incluso en caso de crisis.

"Nuestro plan nos permite instalarnos en cualquiera de las oficinas totalmente equipadas de Nueva Zelanda en menos de 24 horas", explica la directora ejecutiva Arlene White. "Para eso, pagamos una cuota anual para garantizar que podemos cumplir nuestra promesa a los profesionales que dependen de nosotros para cobrar su sueldo".

"Los desastres locales ocurren y, si no están preparadas, las empresas se ven obligadas a apresurarse para conseguir cualquier espacio operativo que puedan encontrar al precio que sea".

El contrato de Education Payroll les proporciona seguridad operacional a una décima parte del coste de un espacio de reubicación tradicional.

¿Y qué pasa cuando el proveedor también se encuentra en situación de crisis?

Joe Sullivan se apresura a señalar que nadie es inmune al desastre. "Regus es un proveedor galardonado que ha demostrado la mejor asistencia año tras año. Aun así, nosotros también hemos sufrido las consecuencias de un desastre".

En septiembre de 2018, Regus se enfrentó a su propia emergencia cuando el huracán Florence afectó a muchos de los centros estadounidenses en Carolina del Norte, Carolina del Sur y Virginia.

Kristi Bonner, vicepresidenta de la región en Carolina del Norte, explica: "La devastación del huracán Florence afectó a muchísimos compañeros, clientes, sus amigos y familia".

"Fieles al espíritu del compañerismo, los equipos de Regus de América del Norte intervinieron para ayudar a aquellos que se vieron afectados directamente por el paso de la tormenta. Recuperamos nuestras instalaciones, nuestros clientes y pudimos ayudar a otras personas".

Conclusión

Frente a las evidentes vulnerabilidades de la mayoría de los sistemas informáticos y operaciones empresariales en general, las empresas se están dando cuenta de los beneficios de dedicar una parte de su tiempo y presupuesto a elaborar un plan de continuidad de negocio básico.

Antes, las opciones eran escasas y las empresas solo podían elegir un proveedor con una ubicación fija. Ahora que los proveedores de espacio de trabajo flexible han entrado en juego, las empresas pueden adoptar una estrategia de reubicación en cualquier lugar y momento. En pocas palabras, si la red de una empresa se ve comprometida, puede usar la red del proveedor de espacios flexibles, que en el caso de Regus son 3000 ubicaciones en todo el mundo.

Entonces, es normal que los gestores de riesgo y los líderes de continuidad de negocio presten más atención que nunca a sus portafolios de propiedad para ver cómo pueden integrar lugares de trabajo flexibles en el plan.


¿Le interesaría integrar un lugar de trabajo flexible en su plan de continuidad de negocio? Visite nuestra página Reubicación de espacios de trabajo para obtener más información.