A man with man hands at a desk

Productividad

El mito de la multitarea: cómo terminar tareas

Tiempo de lectura:  6 minutos

Las multitareas pueden parecer eficaces, pero no lo son. Matthew Jenkin describe algunos métodos alternativos que se centran en realizar una sola tarea a la vez, lo que permite que los empleados sean más felices y más productivos

 

El emprendedor británico Carl Reader pensaba que su empresa de contabilidad D&T iba como la seda. Sin embargo, quedó sorprendido al ver que había diferencias enormes en el tiempo que tardaban los empleados a realizar una misma tarea. ¿Era porque algunos de sus empleados simplemente eran tres veces más lentos a la hora de hacer su trabajo? ¿O había otra explicación para ello? Así, pues, decidió investigar un poco más.

Descubrió que los que tardaban más en realizar su trabajo eran los que tenían más multitareas. Se las ingeniaban con los correos electrónicos, las solicitudes de redes sociales y las llamadas telefónicas al mismo tiempo que intentaban finalizar un gran proyecto.

"Padecían el efecto de aceleración y desaceleración(1)", afirma Reader. "Cuando abandonaban una tarea para completar otra menos importante, si se distraían solo durante un par de minutos, les costaba una media hora volver a coger el ritmo normal. En nuestro caso, esta era la causa de la diferencia de tiempo".

Parece que las multitareas son esenciales en el mundo actual. Damos por sentado que somos capaces de realizar varias tareas a la vez, incluso si se trata de algo tan simple como enviar correos electrónicos y hablar al mismo tiempo. Sin embargo, la creencia de que las multitareas nos hacen más productivos es en realidad un mito.

Un estudio realizado por la American Psychological Association(2) revela que las multitareas no son eficaces ni eficientes. Y eso se debe a que el término "multitarea" es poco apropiado. En el libro "The Myth of Multitasking" de Dave Crenshaw, se explica que, cuando hablamos de las multitareas, la mayoría de personas en realidad nos referimos a cambiar de tareas. Independientemente de cómo lo hagamos, cambiar rápidamente de una tarea a otra no es demasiado efectivo ni eficiente.

No se trata tan solo de una pérdida de tiempo, sino que puede afectar a nuestras habilidades cognitivas. Un estudio de la Universidad de Standford(3) descubrió que las personas que hacen multitareas tienen un menor rendimiento y periodos de menos atención. Los experimentos han demostrado(4) que cuando cambia el centro de atención de una tarea a otra, hay una parte de nuestro cerebro que aún está pensando en la tarea anterior. Cada vez que volvemos a cambiar de tarea, debemos recordar lo que estábamos haciendo y, a la vez, gestionar la pequeña distracción que nos supone la otra tarea. Esto puede aumentar nuestra carga cognitiva.

Según algunos estudios(5), realizar multitareas puede costarnos un 40 % más de tiempo que centrarnos en una única tarea. De hecho, Gloria Mark, de la Universidad de California, descubrió que podemos tardar hasta 25 minutos(6) para volver a una tarea de la que nos habíamos distraído.

Así que, si las multitareas no funcionan, ¿cuál es la solución?

1. Supervise y planifique su día

Carl Reader defiende que es bueno tomarse un tiempo para supervisar detenidamente lo que se hace en un día. "Al invertir un poco de tiempo en escribir las tareas en las que estaba trabajando, me costó menos descubrir el poco tiempo que estaba invirtiendo en los aspectos que eran realmente importantes", afirma.

Sabiendo esto, Reader empezó a planificar sus días rigurosamente para optimizar su tiempo. "En lugar de dejar que el día me planificara la vida, empecé a ser yo quien planificaba los días", explica. "Ahora, por las tardes planifico las tareas para el día siguiente y las horas concretas en las que las haré, y me dejo tiempo libre para otros asuntos. Desde que empecé a hacerlo, me ha sorprendido mucho la cantidad de cosas que llego a terminar".

Un cronómetro en un fondo rojo

Deje las multitareas y recupere su valioso tiempo de cada día

 

2. Conviértase en un "oportunista de tareas"

En un artículo de la revista Forbes(7), Shani Harmon y Renee Cullinan recomiendan convertirse en un "oportunista de tareas", es decir, aprovechar las oportunidades para asignar el tiempo adecuado a cada tarea y dejar de intentar hacerlo todo a la vez.

Primero, recomiendan que clasifiquemos las tareas en tres cubos (pequeño, mediano y grande) en función del tiempo que necesitamos para realizarlas. Una vez que lo hayamos hecho, podemos optimizar el día para ser lo más productivos posible.

El cubo pequeño (con tareas de 15 minutos o menos, como contestar a correos electrónicos) puede completarse rápidamente en cortos periodos de actividad.

El cubo mediano (con tareas que requieren cierta atención y concentración pero siguen siendo relativamente sencillas) se puede completar cuando se cancela una reunión de repente o se retrasa el avión.

El cubo grande (con tareas que implican una mayor concentración, como elaborar una estrategia o analizar datos) requiere que hagamos un hueco en nuestra agenda y reservemos un tiempo concreto para completarlas.

Tal como sugieren Harmon y Cullinan, tratar de realizar tareas pequeñas y medianas en periodos breves permite centrarse aún más en las tareas grandes, que suelen ser las más importantes.

3. Fragmente su día

Marianne Page, experta en productividad, sugiere que cuando "dividimos" nuestro día en fragmentos de tiempo es cuando realmente somos productivos. Por ejemplo, podemos dividirlo en fragmentos de 90 minutos con un breve descanso entre ellos. Luego, asignar una tarea, una parte de un proyecto o un área de negocio a cada espacio de tiempo y no desviar nuestra atención de estas tareas durante el tiempo determinado.

Según Page, "primero, debe planificar su día con antelación. De este modo, una parte de su subconsciente sabe lo que tiene que hacer y que tiene un tiempo límite para cada sección, con lo que su mente empieza a planificarse. El descanso entre estos periodos le permite recargar energías y desviar su atención hacia la próxima tarea o área de negocio".

4. Adopte la técnica "Pomodoro"

Esta técnica secciona las tareas en fragmentos más pequeños (normalmente de 25 minutos cada uno) con descansos entremedio. Se trata de una técnica de gestión del tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de los 80. Cuando estudiaba en la universidad, Cirillo solía tener problemas para gestionar su tiempo de manera eficiente. Cuentan que cogió el cronómetro de la cocina con forma de tomate (de ahí el nombre), estableció unos cuantos minutos y estudió intensamente durante un periodo de tiempo breve. Entonces, se premió con un descanso.

Y funcionó: se dio cuenta de que podía concentrarse en la tarea y ser más productivo. Este método, simple pero efectivo, está presente en muchas aplicaciones, desde Marinara Timer(8) hasta PomoDone(9), ambas con cronómetros fáciles de usar para ayudarle a dominar la técnica.

5. Trabaje intensamente

Desarrollar su fuerza de voluntad es otra habilidad beneficiosa para su productividad. El profesor Cal Newport, autor de Deep Work, el superventas en Wall Street, explica el poder de dedicarnos ininterrumpidamente a una atarea.

Se refiere a la capacidad de trabajo intensamente como "el superpoder del siglo XXI" y lo define como "una serie actividades profesionales realizadas en un estado de concentración sin distracciones que pone nuestras capacidades cognitivas al límite. Estos esfuerzos generan un nuevo valor, mejoran nuestras habilidades y son difíciles de igualar".

Newport formula cuatro principios del trabajo intenso: crear un espacio aislado y definir un periodo de tiempo en el que se pueda trabajar sin distracciones, desconectar de las redes sociales, superar la necesidad de cambiar de tarea cuando nos empezamos a aburrir y evitar las superficialidades (minimizando así la cantidad de tiempo que debemos dedicar a las tareas más pequeñas).

Esta técnica es atractiva porque no se tiene que apostar a todo o nada. No tiene por qué deshacerse de todas las distracciones por completamente; la idea es que las olvide por completo solo cuando esté trabajando intensamente.

6. Adquiere habilidades de caza

También existe el método Hunter, acuñado por Aytekin Tank, el fundador de JotForm, empresa que desarrolla software de creación de formularios en línea. Basándose en el famoso consejo de Mark Twain de "comerse la rana" (es decir, empezar el día haciendo la tarea que menos nos gusta), Tank sugiere que nos centremos en una tarea al día, pero que el objetivo sea completarla.

Tal como Lila MacLellan afirma en un artículo para Quartz(10), "todo lo que debe hacer es elegir en qué tarea se centrará ese día, aunque no necesite todo el día para completarla. Luego, escríbala en un pósit, péguelo en el ordenador y úselo como guía. Eche un vistazo a la nota cuando su mente empiece a deambular y a pensar en los mensajes de texto recibidos, en hacer la limpieza o en cualquier otra tontería que la gente hace cuando debería estar trabajando".

La técnica de Tank está basada en las tácticas de supervivencia de los humanos primitivos. Según Tank(11), "si el cazador hacía un buen trabajo ese día, su familia comía. De lo contrario, no había nada para comer. Era muy simple". "El cazador primitivo no tenía tiempo para consultar su correo, asistir a reuniones que le hicieran perder el tiempo o enviar correos electrónicos de seguimiento. Y seguramente tampoco tenía tiempo para hacer listas de tareas pendientes".

 


Matthew Jenkin es un periodista asentado en EE. UU., exeditor de Guardian Carrers, el sitio web del periódico The Guardian para personas que buscan trabajo y desean cambiar de carrera profesional

Fuentes:

(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up

(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/

(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399

(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx

(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0

(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361

(8) https://www.marinaratimer.com/

(9) https://pomodoneapp.com/

(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/

(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/