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¿A quién no le encanta una reunión? Bueno… A poca gente, la verdad. Loulla-Mae Eleftheriou-Smith pide consejo a los expertos para reducir la duración de las reuniones y maximizar los resultados, ya sea una reunión informal u organizada
Las reuniones, ya sean programadas o improvisadas, pueden desembocar en situaciones inesperadas si no se moderan adecuadamente. No es difícil verse involucrado en debates entre los miembros del equipo, convocado para una sesión de actualización de la empresa o pillado por banda para una conversación rápida que termina durando 45 minutos. Al final, el día termina pasando y sentimos que no hemos dedicado tiempo al trabajo de verdad.
Gracias a la investigación realizada por eShare(1) en la que se revela que un trabajador normal asiste a 4,4 reuniones por semana, de las cuales más de la mitad no son estrictamente necesarias, es fácil saber el porqué. Pero cuando las reuniones salen bien, todos los asistentes se ven beneficiados. Hemos hablado con diversos expertos sobre sus trucos para hacer que las reuniones sean más productivas.
Miércoles sin reuniones
Las reuniones innecesarias no solo son una pérdida de tiempo, sino que pueden hacer que la gente se duerma. En un reciente estudio europeo realizado por Crowne Plaza Hotel and Resorts(2), el 34 % de las personas admitió que desconecta en las reuniones que se alargan demasiado, mientras que el 23 % había visto a personas quedarse dormidas.
Disponer de un día completamente libre de reuniones es una forma útil de hacer que las personas vuelvan a evaluar su tiempo, afirma Abigail Ireland, consultora de productividad y alto rendimiento: "Reducir en un 20 % el tiempo destinado para una reunión crea una sensación de escasez y hace que las personas aprovechen las reuniones que decidan llevar a cabo".
El miércoles es el día ideal para no celebrar reuniones, ya que le permite parar, analizar y planificar. "Puede ocuparse de asuntos de los dos días anteriores y planificar el jueves y el viernes", sostiene Ireland. "Es una gran oportunidad para reevaluar futuras reuniones y ser implacable; descartar una reunión, delegar su asistencia, o bien asistir".
Reuniones de pie
Las reuniones de pie no solo acortan el tiempo empleado en una sala de conferencias (ya que es menos probable que las personas se acomoden), sino que fomenta el entusiasmo entorno a los procedimientos creativos en grupo y la puesta en común de información, llegando incluso a reducir la tendencia de las personas a ser territoriales, según se demuestra a partir de una investigación realizada por la Universidad de Washington en Saint Louis (EE. UU.)(3).
Tino Triste, director de búsquedas estratégicas de la agencia de optimización de motores de búsqueda Tecmark, afirma que la introducción de reuniones de pie ha reducido drásticamente la duración las mismas en la oficina. "Nuestras reuniones en ocasiones duraban más de 90 minutos, cuando no eran necesarios más de 30", explica. "Ahora, ese tiempo se ha reducido a la mitad. Son más concisas, además de proactivas. Estar de pie sirve para que el equipo llegue a su propósito más rápido y para presentarlo con más confianza".
No se quede atrapado en una espiral de reuniones no productivas
Prepárese para ello
Según la plataforma de colaboración en equipo Attentiv(4), el 63 % de todas las reuniones celebradas en los EE. UU. se llevan a cabo sin una agenda previa, lo que significa que hay multitud de personas que participan en debates grupales sin tener mucha idea del porqué.
La doctora Clare Collins, profesora asociada de comportamiento y desarrollo de liderazgo en la Henley Business School, afirma que asistir a una reunión con la preparación adecuada es beneficioso para todos, lo que implica haber leído información relevante con anterioridad, conocer la agenda a tratar y cuáles son los objetivos pretendidos.
"La preparación debería incluir un conjunto bien razonado de los objetivos a conseguir. Los participantes deberían asistir a la reunión con material de apoyo y con los datos necesarios; lo ideal sería que estos se anunciasen con anterioridad", sostiene. "Debatir los puntos de la reunión de manera prolongada no suele ser tan fructífero como presentar los hechos de manera concisa y tomar decisiones racionales".
Organice su lista de invitados
¿Cree que su lista de invitados a la reunión es demasiado abultada? Una investigación mencionada en la Harvard Business Review(5) podría servir de ayuda; sugiere que la cantidad ideal de asistentes a una reunión es de entre cinco y ocho. Una cantidad mayor podría implicar que no se tomen decisiones difíciles o que no se disponga del tiempo suficiente para escuchar a cada uno de los asistentes, entre otros factores.
"Invite solo a quien sea necesario", comenta Louise Lee, una reconocida secretaria privada de la consultoría administrativa Saunders and Lee. "Cuando crea una agenda, es fácil observar que hay puntos destinados claramente a determinadas personas, por lo que solo deberían asistir dichas personas".
¿Qué ocurre si uno de los puntos a tratar implica a un departamento o a un grupo de trabajadores al completo? "Un equipo puede designar a un portavoz para que asista a la reunión, lo que significa que no tendrá que participar tanta gente", afirma Lee.
Juegue con la distribución de los asientos
En la década de 1960, el psicólogo medioambiental Robert Sommer realizó una investigación sobre la distribución de las aulas y cómo los estudiantes participaban de ella que ha sido, desde entonces, de aplicación en el modo de actuar en las salas de reuniones(6).
"Un truco sencillo es organizar los asientos de manera que se fomente la mentalidad necesaria para una reunión", explica Richard Harris, instructor empresarial y personal. "Por ejemplo, si lo que se pretende es que un equipo llegue a un acuerdo, sentar a todos los participantes en el mismo lado de la mesa facilitará dicho resultado.
Si desea que haya alguien al mando, haga que se siente a la cabecera de la mesa; en cambio, si prefiere que haya una actitud más equitativa en la sala, colóquelos en una mesa redonda. Si lo que pretende es que se produzca un animado debate, sentar a los equipos en los lados opuestos de la mesa indicará un sutil sentido de oposición. Imagínese a dos oponentes sentados en lugares opuestos durante una partida de ajedrez".
Adopte las reuniones de 22 minutos
"Por alguna razón, la duración predeterminada de una reunión es de 30 minutos o de una hora", indica Stuart Hearn, director general la empresa de software de gestión de rendimiento Clear Review. "El problema es que las empresas a menudo son víctimas de la "ley de Parkinson", por la que se establece que el tiempo empleado en finalizar una tarea se extiende inevitablemente hasta completar el tiempo destinado para ella".
Por este motivo, su empresa decidió llevar a cabo reuniones de menor duración, donde tanto los directivos como los empleados respetan el tiempo de forma estricta para garantizar un desarrollo satisfactorio para todos los asistentes.
Se considera que veintidós minutos es el número mágico cuando se trata de reuniones. Nicole Steinbok, creadora del concepto de "reunión de 22 minutos"(7), recomienda nueve pasos para adaptarse a este intervalo de tiempo sin perder eficiencia, desde disponer de una agenda basada en objetivos hasta prohibir los teléfonos.
Loulla-Mae Eleftheriou-Smith es una periodista radicada en el Reino Unido que escribe para The Independent o The Huffington Post, entre otras publicaciones
Fuentes:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
