Cómo diseñar espacio de oficinas para 2,5 millones de personas

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Cómo diseñar una oficina para 2,5 millones de personas

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Hay más factores relativos al diseño de la oficina que la ubicación del escritorio o la colocación de las plantas. En esta ocasión, el periodista Alexander Garrett habla con los equipos de Regus encargados de los elementos esenciales del espacio de trabajo perfecto.

 

Olvídese de mesas de billar, de salas de meditación o de la cerveza de barril en la sala comunitaria. Los secretos de la oficina ideal están en un plano más profundo: en su diseño básico. Según algunos informes, una oficina con el diseño ideal puede incrementar hasta un 33 % la felicidad del empleado (1), mientras que más de la mitad de los trabajadores creen que su productividad aumentaría si pudiesen disponer de su entorno de oficina ideal (2).

Las empresas deberían tener en cuenta estas estadísticas. Una investigación llevada a cabo por Gensler, un estudio de arquitectura de nivel mundial, indica que la productividad perdida por culpa del diseño del lugar de trabajo supuso un gasto estimado de 330 000 millones de dólares para las empresas de los EE. UU. durante el año pasado (3).

Regus comprende estas cuestiones mejor que la mayoría. Cada año abre millones de metros cuadrados de nuevos espacios de trabajo en todo el mundo, que se añaden casi a diario a la red global que posee la empresa con más de 3100 centros de negocios en 1000 ciudades en más de 110 países. Cumplir con las necesidades de 2,5 millones de personas que hacen uso de estos espacios de trabajo (no solo hoy, sino en los años venideros) es un reto que requiere de un enfoque imaginativo del diseño y una profunda comprensión de cómo está cambiando la manera en la que trabajamos.

1. Comprender el nuevo mundo laboral

"El diseño ideal de una oficina es un término medio entre arte y ciencia", afirma Filippo Sarti, director mundial de servicios inmobiliarios y de aperturas de nuevos centros de Regus y afincado en Suiza. "El arte es diseñar el espacio para que sea atractivo y para que suponga un factor diferencial para el usuario. La ciencia aporta la garantía de que el espacio funciona tanto para las empresas que lo alquilan como para los empleados que hace uso de él".

Apunta a la posición exclusiva de Regus, que ofrece espacio flexible a un abanico diverso de usuarios en todo el mundo. "Tenemos que ser capaces de planear y posicionar infraestructura de oficina que funcione para cualquier futuro cliente potencial", comenta Sarti. "¿Cuánto espacio necesitarán? ¿Qué necesidades energéticas y de datos tendrán? ¿Por cuánto tiempo se quedarán? Y, ¿qué ocurre cuando se van? ¿Servirá el mismo espacio para satisfacer las necesidades del próximo inquilino?

"La gente tiende a pensar en el diseño de la oficina como si solo tuviese que ver con la ubicación de los escritorios, pero es mucho más que eso", afirma Francis Cleary, director de proyectos de nuevas aperturas en la región Asia-Pacífico y afincado en Hong Kong. "Se trata de responder a cuándo, dónde y cómo trabajan las personas. Los trabajadores de todas las generaciones, no solo los millenials, están descubriendo las ventajas del coworking y son cada vez más móviles. Las oficinas tienen que ser espacios que fomenten la productividad, la creatividad y la colaboración".

En una encuesta realizada en 2017 por Regus entre 20 000 empresarios y altos directivos de todo el mundo, una quinta parte eligió los centros de negocios como la ubicación preferida para trabajar a distancia. "Las oficinas de hoy en día evolucionan hacia espacios de destino", indica Cleary. "Es el lugar que elegido para trabajar, porque es donde se trabaja mejor".

Cómo diseñar espacio de oficinas para 2,5 millones de personas

Filippo Sarti, director mundial de servicios inmobiliarios y de aperturas de nuevos centros de Regus

 

2. Elegir la plantilla de diseño

Así como el diseño de las oficinas modernas ha evolucionado, también lo ha hecho el diseño de Regus. En comparación con cuando se fundó la empresa hace 30 años, una oficina Regus nueva es tan diferente hoy en día como un Tesla de 2018 comparado con un Honda Accord del 89.

Los nuevos centros de negocios se basan en uno de entre varios diseños. La ubicación, así como los futuros clientes potenciales, determinan qué opción elegir. "Nuestros clientes van desde millenials que trabajan para empresas emergentes o sectores creativos hasta profesionales de las finanzas o servicios", indica Cleary. "Queremos ofrecer un espacio comprensivo para los diferentes tipos de empresas y sus necesidades".

Uno de los diseños más contemporáneos, conocido como Sagano, es una apariencia moderna y pulcra que implementa líneas y materiales utilizados, como el acero inoxidable y el cristal templado, para así crear espacios inspirados en la naturaleza y en las cuatro estaciones. "Un ejemplo de este tipo de diseño es el centro Clarahuus de Basilea (Suiza)", comenta Cleary. "Su apariencia y sus sensaciones son más profesionales, lo que es adecuado para la zona y para las empresas que hacen uso de él".

Sagano se aprovecha de la tendencia actual del diseño, la "biofilia": el deseo humano de estar cerca de otras formas de vida de la naturaleza. A través de la fusión de una combinación de elementos vivientes, patrones naturales y elementos de diseño inspirados en la naturaleza, los trabajadores pueden sentirse relajados, envueltos y conectados con el mundo que los rodea. "Mediante el uso de materiales naturales, entre los que se incluyen revestimientos de madera, y una luz clara y brillante, creamos un espacio tranquilizador y productivo", indica Cleary.

Otro de los diseños de Regus, Bauhaus, tiene un aire más industrial, y es popular entre las empresas jóvenes y emergentes. "Para las empresas orientadas a las actividades artísticas y creativas, Bauhaus es un entorno elegante y no tradicional, con gran variedad de tipos de espacio en los que se puede trabajar", explica Cleary. El centro Brin de Nápoles es el ejemplo ideal de Bauhaus llevado a la práctica: un espacio de estilo posindustrial con tuberías de acero al descubierto y escaleras de cristal.

3. Recordar lo esencial

El nuevo planteamiento del bienestar del empleado implica estar al corriente del diseño de la oficina. Algunos estudios indican que la exposición a tonos azulados y verdosos puede incrementar la creatividad, mientras que el color rojo mejora el rendimiento en tareas en las que se necesitan atender a los detalles.

El mobiliario tampoco se escoge al azar. Un entorno con líneas curvas, con mesas circulares en las salas de reuniones o escritorios con bordes suaves, se relaciona con las emociones positivas, que fomentan la creatividad y la productividad. "En cualquiera de las plantillas de diseño que utilizamos siempre tenemos en cuenta cada detalle", indica Sarti.

El centro Clarahuus en Basilea (Suiza)

El centro Regus Claarahuus de Basilea (Suiza) está basado en el diseño Sagano 

 

4. Dividir el espacio

El siguiente paso para diseñar una oficina es decidir cómo dividir el espacio de la mejor manera, asegurándonos de crear la combinación ideal de áreas de trabajo. La encuesta sobre el lugar de trabajo realizada por Gensler en 2016 descubrió que el 67 % de los trabajadores del Reino Unido se sentían agotados al final de la jornada laboral por culpa de su entorno más próximo, y que los trabajadores eran más propensos a la innovación si tenían acceso a una gama de espacios que sustentasen diferentes estilos de trabajar.

Una vez que los entornos completamente abiertos están cada vez más en desuso, las oficinas se están rediseñando para satisfacer entornos laborales más variados, conocidos como trabajos basados en la actividad (ABW, por sus siglas en inglés), y con más posibilidades de movimiento. "Las oficinas antiguas solían parecer aulas de colegio", indica Cleary. "Esa uniformidad se ha sustituido por una diversa gama de elementos, entre los que se incluyen salas de oficinas, cabinas para reuniones, mesas comunitarias, mesas para lectura, laboratorios de ideas, cabinas telefónicas y salas de reuniones.

"La clave está en ofrecer todos los tipos de espacio que podría querer un cliente. Ese mismo cliente podría tener necesidades cambiantes, por lo que podría necesitar espacios diferentes en momentos diferentes. El reto es estimar de manera correcta la demanda de cada elemento para que el espacio no esté ni congestionado ni infrautilizado".

5. Priorizar los espacios sociales

Otra cuestión importante es el espacio no destinado al trabajo. Existen multitud de estudios que indican que las interacciones, entre las que se incluyen los encuentros accidentales, denominados en ocasiones "colisiones creativas", aumentan la productividad más que agotar la producción laboral. Un ejemplo citado en la Harvard Business Review describía cómo a los empleados se les entregaban placas sociométricas para registrar sus movimientos e interacciones. Los datos recopilados durante semanas indicaron que, cuando un vendedor aumentaba las interacciones con compañeros de otros equipos en un 10 %, sus ventas también crecían un 10 %.

Una sencilla decisión sobre dónde ubicar las máquinas de café puede resultar crucial para promover las citadas colisiones. Es por eso que la zona para el café y el espacio social son primordiales en cada nuevo centro de negocios, desde China hasta Colombia. "Queremos fomentar las interacciones", señala Cleary. "La zona del café está situada a la entrada, por donde accede el trabajador, y está conectada con las demás áreas, por lo que uno, como persona, se siente más conectado".

Cómo diseñar espacio de oficinas para 2,5 millones de personas

Francis Cleru, director de proyectos de apertura de nuevos centros Regus para la región Asia-Pacífico.

 

6. Proporcionar un sentido de pertenencia al lugar

La fase final implica personalizar el espacio con materiales, mobiliario, equipamiento ligero y obras de arte. Aquí es donde se amplían las posibilidades para poder ofrecerle a cada centro de negocios una identidad distintiva acorde a su emplazamiento. En el centro de negocios Menara Boustead, que abrió sus puertas en 2017 en Penang (Malasia), los muros están cubiertos por mapas antiguos de Penang, mientras que las baldosas decorativas provienen de tiendas tradicionales malayas. "Se trata de extraer algo de la arquitectura local para otorgarle un sentido de pertenencia al lugar", sostiene Cleary.

"Ignorar la influencia local en el diseño sería un error", indica Sarti. "Puede que los centros Regus de todo el mundo estén basados en las mismas pautas de diseño y persigan una calidad y un estándar coherentes, pero utilizan productos locales y están lejos de ser uniformes".

7. Comprobar que funciona

Desde sensores bajo los escritorios hasta dispositivos portátiles para los empleados, la oficina está cada vez más conectada y define cuál es el diseño de los espacios de trabajo. "Tenemos una gran cantidad de información sobre el uso que se le da a nuestros centros", revela Andre Sharpe, director general de información de Regus. "Somos como un laboratorio, capaces de monitorizar cómo utilizan los clientes nuestros productos y servicios, para después adaptar y mejorar su experiencia en base a los resultados".

Un ejemplo de esto es el uso de los datos de reserva para cada componente de la oficina, extraídos de lugares de todo el mundo, para después observar cómo los clientes hacen uso del centro de negocios. "Podemos observar qué espacios experimentan mayor tránsito, y en qué momentos del día. Esto nos sirve de ayuda para comprender si las áreas rinden tan bien como deberían en relación a nuestros clientes".

"En el futuro, las empresas podrán remitir información sobre los movimientos de los empleados a los datos de rendimiento", sostiene Sharpe. "Entonces los resultados podrían analizarse para ver si el espacio satisface a los usuarios y cuál es su impacto en la empresa".

Sharpe indica que, aunque la privacidad de los datos tendrá una consideración decisiva, "con un uso correcto, estos servicios ayudan a las empresas a crear oficinas a medida que fomentan el rendimiento y la colaboración de manera positiva".

Tanto Cleary como Sarti reconocen la importancia del uso de datos para orientar futuros diseños, y los apasionantes proyectos relacionados con ellos. Cleary destaca que: "Diseñamos para las compañías, pero también para las personas. Si podemos ofrecerle a las personas lo que desean de un espacio de trabajo incluso antes de que ellas mismas lo sepan, es bueno para todos".

 


Alexander Garrett es un periodista independiente británico que escribe sobre una amplia variedad de asuntos empresariales para la prensa del Reino Unido

Información adicional por Hannah Hudson

Fuentes:

(1) https://www.officegenie.co.uk/workplace-happiness-report

(2) http://pdf.savills.com/documents/What_Workers_Want_2016.pdf

(3) https://www.gensler.com/news/press-releases/uk-workplace-survey-2016-findings