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Productividad

Cinco herramientas esenciales para gestionar equipos de trabajo remotos

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De los convertidores de zona horaria a los generadores de ideas, hay varias aplicaciones gratuitas o a un precio asequible para los trabajadores que pueden aumentar la productividad, la eficiencia e incluso la felicidad de un equipo. Información del experto en tecnología James Day

 

¿Cómo gestionar un equipo si no está presente? Le damos la bienvenida a uno de los problemas planteados tras el aumento del trabajo a distancia. Por suerte, hay un nuevo estilo de gestión en línea que ayuda a aprovechar el potencial de cualquier equipo, tal como muestran estas cinco plataformas de gestión remota.

1. Box

¿Qué es? Box es la versión empresarial de Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive que ofrece colaboración de documentos segura centralizada en un solo lugar en línea. Aunque la mayoría ofrecen almacenamiento en la nube, Box también dispone de funciones inteligentes propias.

¿Qué puede hacer? Como no está asociada con Google ni Microsoft, puede tratar cualquier tipo de archivo que envíe a su equipo, así que puede trabajar de forma colaborativa en tiempo real sin tener que abandonar la plataforma (que, irónicamente, tiene integrada Google Docs y Office 365).

Puede volver a las versiones previas, encontrar cualquier archivo con una búsqueda de palabras clave basada en metadatos y, si pierde su dispositivo o se lo roban, puede cerrar sesión o eliminar datos de forma remota para que pueda quedarse tranquilo si trabaja para grandes marcas como Toyota, General Electric y LinkedIn, que usan esta plataforma.

¿Qué desventajas tiene? Hay un requisito mínimo de tres usuarios por cuenta y un máximo de diez para el plan Starter. Incluso con el plan más elevado, no puede subir archivos de más de 5 GB. Para el plan Starter, el tamaño máximo es de 2 GB, y de 250 MB para las cuentas gratuitas.

¿Debería usarla?

Box es un servicio perfecto para las empresas que buscan una plataforma de almacenamiento en la nube segura creada teniendo en cuenta las necesidades de las empresas.

Logotipo de Box

2. Asana

¿Qué es? Asana es un servicio que se ha diseñado para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y se centra en la gestión del trabajo. Mientras que los servicios de mensajería de empresa simplifican la comunicación y los servicios como Box ayudan a los equipos a trabajar en conjunto, Asana comprueba que los miembros de su equipo estén siempre al corriente de todo, independientemente de la ubicación y la zona horaria.

¿Qué puede hacer? En la aplicación puede añadir tareas, equipos y fechas de entrega para que todos sepan quién hace qué y cuándo lo hace. Tiene un diseño muy llamativo, sencillo y ameno para que el equipo no se estrese. Según el director general de Asana y cofundador de Facebook Dustin Moskovitz en TechCrunch: "Nuestra función es ayudar a los líderes a entender a qué deberían prestar más atención y en qué deberían centrarse".

La aplicación está valorada en 1500 millones de dólares y añade funciones de inteligencia artificial que anticipan lo que los usuarios necesitan ver primero y priorizan tareas en función de su comportamiento anterior. Entre nuestros usuarios se encuentran la Galería Nacional de Londres, la cadena multinacional de supermercados Tesco, Sony Music y Uber, que lo usa para gestionar expansiones urbanas.

¿Qué desventajas tiene? El gran rival de Asana en este campo es Trello y, aunque Asana tenga más funcionalidades en cuanto a planes de pago, la oferta gratuita de Trello es la mejor opción si lo que busca es la pura simplicidad.

¿Debería usarla? Asana está pensada para las empresas que quieran organizarse desde abajo hacia arriba, así que es perfecta para empresas pequeñas o equipos pequeños dentro de empresas grandes. 

Logotipo de Asana

3. ProdPad

¿Qué es? La gestión de producto requiere más que una hoja de ruta bonita y en ProdPad lo saben. Esta plataforma rellena la hoja de ruta con su contenido inspirador, el de su equipo o incluso el que sus clientes propongan.

¿Qué puede hacer? Un panel de control claro y conciso muestra tareas actuales, a corto plazo o futuras, mientras que se proponen pensamientos e ideas nuevos sobre la marcha. De este modo, todas las partes interesadas pueden ver lo que está planificando y cómo lo va a conseguir. Esto permite evitar llamadas, correos electrónicos y reuniones innecesarias.

ProdPad lo denomina "gestión de ideas" y, además de permitir al equipo votar, comentar y enviar sus ideas, también puede (agárrese fuerte) recopilar comentarios de clientes fuera de la organización (ya sabe, la gente que realmente compra su producto).

¿Qué desventajas tiene? El sistema de comentarios de cliente de ProdPad puede ser como abrir la caja de Pandora. Genera mucha algarabía, lo que puede que le agobie y es posible que le cueste concentrarse.

¿Debería usarla? Si decide usarla, estará en buena compañía: Bose, Siemens, HP y Telefónica la usan para mejorar el compromiso del equipo y generar ideas. 

Logotipo de ProdPad

4. Figure It Out

¿Qué es? Figure It Out (FIO) es un controlador de zona horaria que facilita programar reuniones y trabajar en conjunto con una fuerza de trabajo global o mantener el contacto con la familia y combatir el desfase horario cuando viaja.

¿Qué puede hacer? Esta extensión gratuita de Google Chrome, o versión web alternativa, le pide que inserte varias ubicaciones, incluso la suya propia, y luego les asigna un color que cambia en función de la hora. Incluso indica las fiestas nacionales y los cambios de horario de verano o invierno.

Figure It Out incluye una sencilla pestaña a los navegadores web para poder consultarla cuando trabaja y envía recordatorios sobre dónde se encuentra y la hora que es, de modo que no llame a clientes (o a su pareja) a las dos de la madrugada. 

¿Qué desventajas tiene? Como Figure It Out solo funciona con un navegador web, significa que siempre deberá tener Chrome abierto para consultarla, cuando podría ser tan sencillo como echar un vistazo a su smartphone.

¿Debería usarla? Es una solución sencilla para evitar malgastar esfuerzos y asegurarse de que maximiza las oportunidades de hablar con sus compañeros cuando están todos despiertos.

Logotipo de Figure It Out

5. Chimp or Champ

¿Qué es? Chimp or Champ es un medidor de felicidad semanal y anónimo que comprueba que los empleados estén felices para obtener mejores resultados. Hay una versión de prueba gratuita para aquellos que quieran darle una oportunidad.

¿Qué hace? Según Mental Health Foundation, una salud mental pobre es la causa principal de los días de baja por enfermedad en el Reino Unido, lo que cuesta a los empresarios unos 2400 millones de libras al año. ¿Pero cómo puede saber si los miembros de su equipo tienen problemas si no están presentes en la oficina? Con Chimp or Champ, los empleados reciben un correo cada jueves en el que se les indica que tienen 24 horas para expresar sus sentimientos, y el líder del equipo recibe un informe los viernes con las acciones sugeridas para mejorar la moral. Sus creadores afirman que hay un 90 % de participación. Entre los usuarios se encuentran la fundación británica National Health Service.

¿Qué desventajas tiene? Los informes de los viernes corren el riesgo de añadir más presión para el fin de semana. Pregúntese si puede hacer frente a la posible ansiedad y si funcionará esperar hasta el lunes para tomar acciones.

¿Debería usarla? Está muy bien para disminuir la baja por enfermedad, aumentar la productividad y mejorar la moral.

Logotipo de Chimp or Champ


James Day es redactor en la revista Stuff, productor asociado en The Gadget Show y redactor técnico de la revista de diseño y arquitectura Enki

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