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From time-zone converters to idea generators, there are many options for remote workers that can increase a team’s productivity, efficiency and even happiness. Tech expert James Day reports
¿Cómo gestionar un equipo si no está presente? Le damos la bienvenida a uno de los problemas planteados tras el aumento del trabajo a distancia. Por suerte, hay un nuevo estilo de gestión en línea que ayuda a aprovechar el potencial de cualquier equipo, tal como muestran estas cinco plataformas de gestión remota.
1. Box
¿Qué es? Box es la versión empresarial de Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive que ofrece colaboración de documentos segura centralizada en un solo lugar en línea. Aunque la mayoría ofrecen almacenamiento en la nube, Box también dispone de funciones inteligentes propias.
¿Qué puede hacer? Como no está asociada con Google ni Microsoft, puede tratar cualquier tipo de archivo que envíe a su equipo, así que puede trabajar de forma colaborativa en tiempo real sin tener que abandonar la plataforma (que, irónicamente, tiene integrada Google Docs y Office 365).
Puede volver a las versiones previas, encontrar cualquier archivo con una búsqueda de palabras clave basada en metadatos y, si pierde su dispositivo o se lo roban, puede cerrar sesión o eliminar datos de forma remota para que pueda quedarse tranquilo si trabaja para grandes marcas como Toyota, General Electric y LinkedIn, que usan esta plataforma.
Downsides? ProdPad’s functionalities are not always as intuitive as they could be, potentially leaving you overwhelmed and finding it hard to navigate.
¿Debería usarla?
Box es un servicio perfecto para las empresas que buscan una plataforma de almacenamiento en la nube segura creada teniendo en cuenta las necesidades de las empresas.
2. Asana
¿Qué es? Asana es un servicio que se ha diseñado para hacer un seguimiento del progreso de los proyectos y se centra en la gestión del trabajo. Mientras que los servicios de mensajería de empresa simplifican la comunicación y los servicios como Box ayudan a los equipos a trabajar en conjunto, Asana comprueba que los miembros de su equipo estén siempre al corriente de todo, independientemente de la ubicación y la zona horaria.
¿Qué puede hacer? En la aplicación puede añadir tareas, equipos y fechas de entrega para que todos sepan quién hace qué y cuándo lo hace. Tiene un diseño muy llamativo, sencillo y ameno para que el equipo no se estrese. Según el director general de Asana y cofundador de Facebook Dustin Moskovitz en TechCrunch: "Nuestra función es ayudar a los líderes a entender a qué deberían prestar más atención y en qué deberían centrarse".
La aplicación está valorada en 1500 millones de dólares y añade funciones de inteligencia artificial que anticipan lo que los usuarios necesitan ver primero y priorizan tareas en función de su comportamiento anterior. Entre nuestros usuarios se encuentran la Galería Nacional de Londres, la cadena multinacional de supermercados Tesco, Sony Music y Uber, que lo usa para gestionar expansiones urbanas.
¿Qué desventajas tiene? El gran rival de Asana en este campo es Trello y, aunque Asana tenga más funcionalidades en cuanto a planes de pago, la oferta gratuita de Trello es la mejor opción si lo que busca es la pura simplicidad.
¿Debería usarla? Asana está pensada para las empresas que quieran organizarse desde abajo hacia arriba, así que es perfecta para empresas pequeñas o equipos pequeños dentro de empresas grandes.
3. ProdPad
¿Qué es? La gestión de producto requiere más que una hoja de ruta bonita y en ProdPad lo saben. Esta plataforma rellena la hoja de ruta con su contenido inspirador, el de su equipo o incluso el que sus clientes propongan.
¿Qué puede hacer? Un panel de control claro y conciso muestra tareas actuales, a corto plazo o futuras, mientras que se proponen pensamientos e ideas nuevos sobre la marcha. De este modo, todas las partes interesadas pueden ver lo que está planificando y cómo lo va a conseguir. Esto permite evitar llamadas, correos electrónicos y reuniones innecesarias.
ProdPad lo denomina "gestión de ideas" y, además de permitir al equipo votar, comentar y enviar sus ideas, también puede (agárrese fuerte) recopilar comentarios de clientes fuera de la organización (ya sabe, la gente que realmente compra su producto).
¿Qué desventajas tiene? El sistema de comentarios de cliente de ProdPad puede ser como abrir la caja de Pandora. Genera mucha algarabía, lo que puede que le agobie y es posible que le cueste concentrarse.
¿Debería usarla? Si decide usarla, estará en buena compañía: Bose, Siemens, HP y Telefónica la usan para mejorar el compromiso del equipo y generar ideas.
4. FIO
What is it? FIO is a time-zone tackler, making it easier to schedule meetings and work collaboratively with a global workforce, or keep in touch with family and beat jet lag if you’re travelling.
¿Qué puede hacer? Esta extensión gratuita de Google Chrome, o versión web alternativa, le pide que inserte varias ubicaciones, incluso la suya propia, y luego les asigna un color que cambia en función de la hora. Incluso indica las fiestas nacionales y los cambios de horario de verano o invierno.
FIO adds an easy tab to web browsers to refer back to when you’re working and offers a timely reminder of where you are and what time it is, so you don’t call clients – or your partner – at two in the morning.
Downsides? As FIO only works with a web browser, it means you’ll always need to have Chrome open to see it when sometimes a glance at your smartphone could suffice.
¿Debería usarla? Es una solución sencilla para evitar malgastar esfuerzos y asegurarse de que maximiza las oportunidades de hablar con sus compañeros cuando están todos despiertos.
5. HappyMeter
What is it? HappyMeter is an anonymous weekly happiness meter checking in on staff to drive better results. A free trial exists for those who want to give it a go.
What does it do? According to the Mental Health Foundation, poor mental health is the leading cause of staff sick days in the UK, costing employers £2.4bn per year. But how do you tell if your team is troubled if it’s not workplace-based? With HappyMeter, employees receive a Thursday email with 24 hours to express their feelings, and the team leader receives a Friday report with suggested actions for improving morale. Its creators claim a 90 per cent participation rate, with users including the UK’s National Health Service.
¿Qué desventajas tiene? Los informes de los viernes corren el riesgo de añadir más presión para el fin de semana. Pregúntese si puede hacer frente a la posible ansiedad y si funcionará esperar hasta el lunes para tomar acciones.
¿Debería usarla? Está muy bien para disminuir la baja por enfermedad, aumentar la productividad y mejorar la moral.
James Day es redactor en la revista Stuff, productor asociado en The Gadget Show y redactor técnico de la revista de diseño y arquitectura Enki
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