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Productividad

¿Cómo lo hacen los expertos para lidiar con demasiados correos electrónicos?

Tiempo de lectura:  5 minutos

No podríamos vivir sin nuestro correo electrónico, pero cada vez más trabajadores tienen problemas a la hora de administrar la sobrecarga de correo. Matthew Jenkin enumera siete formas de mitigar una sobrecarga de correo electrónico

 

En un día, se envían unos 269 000 millones de correos electrónicos(1), que equivale a 3,1 millones de correos cada segundo. Se espera que el tráfico por correo electrónico aumente un 4 % cada año(2), así que no es de extrañar que muchos trabajadores tengan problemas a la hora de administrar su bandeja de entrada con la sensación de que les afecta a su capacidad de trabajo. Tomar el control de una bandeja de entrada saturada es más esencial que nunca para un empresario con poco tiempo, así que le presentamos siete formas innovadoras para que los empresarios puedan evitar que su correo electrónico se colapse en 2019.

1. Etiquete los correos electrónicos en la línea de asunto

Richard Davies, fundador de la compañía de software GPS Goal Trak(3), asigna etiquetas a los correos electrónicos de forma clara para que el lector pueda priorizar los mensajes que requieren una acción inmediata. Para ello, empieza la línea de asunto con una de las siguientes palabras: "<Info>" para mensajes informativos; "<Acción>" si se espera que el destinatario realice una acción y "<Comentario>" si quiere que le proporcionen una opinión o un comentario.

Richard Davies dice: "Solía recibir más de 100 correos electrónicos al día y el problema es que hoy en día la gente descuida lo que escribe en la línea de asunto. Esto es especialmente importante para empresarios que cuentan con un equipo cada vez más numeroso: deben usarlo con sabiduría."

2. Tenga varias cuentas de correo electrónico

La empresaria Lana Elie explica que, al tener más de una cuenta de correo electrónico, se asegura de que todos los correos que se pueden considerar como urgentes se encuentran en una sola bandeja de entrada y que recibe una notificación en el teléfono u ordenador. El resto de correo va a una bandeja de entrada a la que dedica una parte de su tiempo diario.

Advierte que "es muy importante dedicar una parte del tiempo a mirar correos electrónicos. De lo contrario, seguirá posponiéndolos y de repente se dará cuenta de que hay demasiados o que se ha pasado la fecha límite para responder". "Lo primero que hago por la mañana es consultar cada una de las bandejas de entrada y las etiqueto debidamente según el nivel de urgencia, así me establezco una fecha límite para contestar en cada una de ellas."

3. Desactive las notificaciones de aplicaciones

"Ningún correo electrónico necesita una respuesta en 10 segundos", insiste Sara Tye, creadora y directora general de redheadPR. "Puede esperar. Además, una notificación en la pantalla de inicio de su teléfono le distraerá. El modo de vibración es aún peor. Tan solo abra su correo electrónico después de una reunión: analice, establezca prioridades y archive".

Los psicólogos están de acuerdo y afirman que las notificaciones constantes son tóxicas y una fuente de estrés. En un informe(4) de la empresa londinense Future Work Centre, que lleva a cabo estudios psicológicos sobre las experiencias de la gente en espacios de trabajo, descubrió que consultar y leer correos electrónicos continuamente debido a la función de notificaciones de inserción que avisa a los usuarios cuando reciben un correo electrónico incluso cuando no están en la aplicación de correo puede ser una fuente de tensión y preocupación.

Simon Corbett

"La clave es filtrar", afirma Simon Corbett, director general de Jargon PR

 

4. Establezca una hora límite para los correos

La tecnología remota ha transformado el modo en el que trabajamos tan rápidamente, que es difícil recordar aquellos tiempos más sencillos en los que las empresas tenían horarios de apertura y no hacía falta que "iniciáramos sesión" en el trabajo durante nuestra vida familiar. Sin embargo, Davies sugiere a los empresarios que lo hagan. Afirma que, además del estrés que esta presión de estar "siempre conectado" le puede causar a usted y al equipo, también puede llevar a otras faltas de eficiencia.

Afirma que cuando envía un correo electrónico fuera de las horas de oficina a horas absurdas, en lugar de organizar sus pensamientos y condensarlos en un solo correo electrónico de forma clara y concisa, escribe un montón de mensajes e ideas tal como le vienen a la cabeza.

"Especialmente si delega tareas, aumenta las posibilidades de que [su equipo] se sienta agobiado", explica. "La calidad y la estructura del mensaje es muy importante. De repente, se necesitan tres correos para expresar lo que se podría haber dicho en uno".

5. Filtre los mensajes

Según el empresario Simon Corbett, la clave es filtrar, y Gmail es ideal para ello. El director general de Jargon PR explica: "Cree una carpeta de correos para leer y archive todos los que no son esenciales en ella. Si es urgente e importante, se trata de una prioridad; de lo contrario, archívelo en esta carpeta. Cada viernes, dedique una hora a consultarla. Se sorprendería de la cantidad de correos que no necesita responder".

Tye explica que en su empresa limitan la cantidad de correos electrónicos que pueden recibir en la bandeja de entrada a 50. Se anima a que los empleados archiven, guarden y eliminen mientras avanzan en su trabajo. Explica que esto reduce el estrés y le asegura tener una bandeja de entrada limpia al final del día.

Además, Rob Asthon, fundador de Emphasis Training y Emphasis 360, escribe(5) que existen varias aplicaciones que pueden ayudarle a archivar y organizar mejor el correo. Recomienda la aplicación Sanebox(6) que archiva correos electrónicos en función del historial y el comportamiento. Por otro lado, WeekWill(7) le enviará un SMS e incluso le llamará si recibe un correo electrónico de alguien que ha etiquetado como importante, lo que le permitirá desactivar la aplicación de correo.

6. Domine el ARPA

Este breve acrónimo le parece útil a Davies cuando gestiona su bandeja de entrada:

Acción: "Si necesita realizar una acción, hágalo de inmediato o póngase un aviso en el calendario para completar la acción".

Respuesta: "Si el remitente requiere una respuesta, no abandone el correo y vuelva más tarde. Tómese un momento para escribir la respuesta. Hágalo ahora, ya que ya ha dedicado tiempo para leerlo y perderá tiempo si vuelve más tarde y lo lee de nuevo antes de escribir la respuesta. Una vez empieza, debe terminar".

Papelera: "Acostúmbrese a la tecla Eliminar y borre los mensajes que no necesite".

7. Cíñase al número mágico 15

A veces, menos es más. Davies cree que esto es especialmente cierto con los correos electrónicos. Su regla de oro es que, si tiene que desplazarse hacia abajo para leer todo el mensaje, significa que es demasiado largo y es probable que al lector le resulte pesado llegar al final. Explica que muchas veces puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo condensando todo lo que quiere en 15 palabras en la línea de asunto. Por ejemplo: "Envíeme el informe antes de mañana a las 16:00, por favor". No necesita abrir el correo, leerlo y contestarlo. "No sirve absolutamente de nada", añade.

Además, nos explica que si envía un correo electrónico y todo lo que tiene que saber está en el encabezado del asunto, ahorra tiempo. "Es una buena disciplina porque le fuerza a ir a lo esencial. En la mayoría de correos electrónicos hay demasiada palabrería".

 


Matthew Jenkin es un periodista autónomo británico y exeditor de Guardian Careers, el sitio web del periódico The Guardian para personas que buscan trabajo y desean cambiar de carrera profesional.

Fuentes:

(1) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/01/Email-Statistics-Report-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(2) http://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2017/06/Email-Market-2017-2021-Executive-Summary.pdf

(3) https://www.gpsgoaltrak.com/

(4) http://www.futureworkcentre.com/2016/01/press-release-how-you-manage-your-emails-may-be-bad-for-your-health/

(5) https://www.theguardian.com/small-business-network/2015/aug/18/email-overload-escape-tyranny-inbox

(6) https://www.sanebox.com/

(7) http://www.weekwill.com/