Tiempo de lectura: 7 minutos
Si forma parte de un equipo flexible o de trabajo a distancia, plataformas de mensajería empresarial como Slack, Flock y Fuze pueden cambiar radicalmente la forma de comunicarse con los compañeros y los clientes. El periodista experto en tecnología James Day nos cuenta lo que necesitamos saber.
Es como WhatsApp, pero para comunicaciones empresariales internas. En pocas palabras, eso es lo que significa la mensajería empresarial. En vez de sentirse desbordado por los correos electrónicos o atrapado en reuniones interminables, las aplicaciones seguras de chat instantáneo pueden acelerar la interacción y aumentar la productividad.
Contando con que el sector de la mensajería empresarial estima que sus cinco millones de usuarios globales podrían aumentar hasta los mil millones en un plazo de 10 años (1), este mercado de rápido crecimiento está a punto de explotar. Con tantas plataformas entre las que elegir y con tantas tecnologías apasionantes destinadas a desempeñar su papel, tales como la inteligencia artificial (IA), la realidad aumentada (RA), el Internet de las cosas (IoT, por sus siglas en inglés) o la realidad virtual (RV), a continuación se explica cómo navegar por un campo tan complejo como el de la mensajería.
1. Por qué debería ser el momento del cambio
Una comunicación abierta y eficiente. Eso es en lo que cree toda empresa pero que no siempre se consigue. Nuestro romance con el correo electrónico es comprensible, pero nefasto para la productividad cuando uno piensa en cuántos mensajes se necesitan tan solo para programar una reunión. Ahora imagínese una conversación instantánea en tiempo real con cada colaborador del proyecto en cuestión y se dará cuenta de que celebrar una reunión no es lo primordial.
La mensajería empresarial segura no viene a sustituir al correo electrónico. De lo que trata es de evitar el tráfico para llegar antes al destino. Una encuesta realizada por la aplicación de mensajería Flock, presentada en el Reino Unido en 2017, sugiere incluso que ha reducido hasta en un 70 % la cantidad de reuniones y correos electrónicos necesarios.
"El ecosistema empresarial ha crecido y las actividades en el espacio de trabajo se han vuelto mucho más colaborativas", indica el multimillonario fundador de Flock, Bhavin Turakhia. "Por eso es necesario responder rápidamente los retos que se presentan en el espacio de trabajo. Sin lugar a dudas, las herramientas que permiten que los usuarios colaboren de forma fluida y en tiempo real son la necesidad del momento".
2. ¿Y por qué tanto alboroto?
Con trabajadores que pierden 27 minutos de tiempo productivo al día (el equivalente a un día entero al mes) por problemas con las TI, por sistemas que funcionan con lentitud, o por equipos anticuados (2), cualquier herramienta que sirva para dinamizar el trabajo diario es bienvenida.
Un servicio de mensajería empresarial puntero ofrece más que comodidad a la hora de comunicarse. En primer lugar, debería funcionar entre plataformas de manera fluida, como un ordenador portátil o de sobremesa, un smartphone o una tablet. En este apartado también se incluyen las llamadas voz y las videollamadas.
Debe facilitar el uso compartido de contenido digital; por ejemplo, mediante la función de arrastrar y soltar un documento que, como norma, se adjuntaría a un correo electrónico. También sería de utilidad que se integrase con aplicaciones externas como Dropbox, Trello o MailChimp, entre otras, ya que son sistemas de almacenamiento seguro en la nube con varias capas de cifrado.
Por último, el servicio tiene que adecuarse al tamaño de las empresas y no comprometer el rendimiento en caso de que el equipo aumente de tamaño. La firma de gestión global Accenture, el fabricante de productos electrónicos Ricoh y el fabricante de cuchillería para el ejército suizo Victorinox han incorporado la aplicación Flock; mientras que el gigante de la informática IBM, la cadena de televisión británica ITV, Samsung, AirBnb o eBay, entre otras empresas, se decantan por la famosa aplicación Slack.
3. Líderes de la manada
Dado que todo tiene que ver con una mayor agilidad, no es ninguna sorpresa que los servicios que rigen la demanda tengan todos nombres relacionados con términos de moda. Fuze, Flock y Slack ya están implantadas y cumplen con los criterios citados previamente. Las tres están orientadas a usuarios finales y son de configuración muy sencilla.
Twilio, en cambio, está destinada a desarrolladores que buscan incorporar mensajería en tiempo real en su software. Entre las alternativas se incluyen Teamwire, utilizada por los bancos y las fuerzas del orden en Alemania, y BroadSoft, adquirida de manera reciente por Cisco Systems.
La libertad que otorga el software de código abierto puede ser particularmente atractiva en caso de trabajar con información sensible, si se necesita mantener las comunicaciones tras un cortafuegos o, simplemente, en caso de no confiar en la nube y de preferir un servidor local. En ese caso, el servicio elegido debería ser uno como Rocket.Chat, Mattermost o Oneteam. De otra manera, siempre podrá elegir entre las mejores de las que pugnan por su hueco en el panorama. En la mayoría de los casos son de descarga gratuita y de uso libre, pero ofrecen características superiores previo pago.
No hay duda de que la mensajería en tiempo real almacenada en la nube aumenta la productividad. Por ejemplo: imagínese que se incorpora un nuevo miembro al personal de la empresa y que necesita ponerse al corriente de un proyecto. Más que programar largas reuniones o videoconferencias, o reenviar montones de correos electrónicos, el historial de la conversación del equipo y los documentos compartidos están accesibles en cualquier momento para que pueda estar al día de todo desde el primer momento.
4. Los cuatro fantásticos
Microsoft, Google, Amazon y Apple no iban a quedarse atrás. Microsoft Teams forma parte de Office 365, pero se puede integrar con productos de otros fabricantes. El gigante tecnológico se planteó comprar Slack por 8 millones de dólares pero se echó atrás después de que Bill Gates presionase para que el dinero se invirtiese en desarrollar Skype Empresarial (ver Las redes sociales se formalizan).
Google Jibe se define como un servicio de comunicaciones enriquecidas (RCS, por sus siglas en inglés). Comparte abundantes similitudes con los servicios de mensajería empresarial, pero está destinado únicamente a usuarios de Android. Por su parte, Amazon Anytime, que según informaciones está en proceso de desarrollo, será compatible con dispositivos móviles y de sobremesa y está más orientada al usuario.
Business Chat de Apple es una nueva función dentro de iMessage que será presentada este año. La idea es facilitar la comunicación entre los usuarios y las empresas, como los bancos, para solucionar posibles problemas. Las ventajas para los que ya estén arraigados en el ecosistema Apple son bastante obvias, con sincronización entre todos los dispositivos iOS, entre los que se incluyen iPad, iPhone y Apple Watch. También será posible iniciar conversaciones mediante enlaces en Safari, Maps, Spotlight o la asistente de voz Siri.
Una escena de Altspace en la que se muestra una reunión de avatares virtuales
5. Las redes sociales se formalizan
WhatsApp es la favorita de las pequeñas empresas presentes en los mercados emergentes; sostiene que el 80 % de las pequeñas compañías de Brasil e India hacen uso de sus servicios. Teniendo esto en cuenta, se presentó WhatsApp Business, cuyo funcionamiento es similar a Business Chat de Apple y es lo que ayuda a explicar que hasta ahora solo esté disponible para usuarios de Android.
Otras plataformas que se han pasado a la vertiente corporativa son Workplace de Facebook y Skype Empresarial. Workplace tiene la misma apariencia y funcionalidad que nos son familiares de Facebook, pero restringe ciertos aspectos solo para los compañeros de trabajo y ofrece varias de las bondades de la mensajería empresarial. Skype Empresarial también cambia a los amigos por los compañeros de trabajo. Se integra con Office 365, aunque a la larga será engullida por Microsoft Teams, ya que, según se indica, forma parte de un gran plan del gigante tecnológico para presionar a Slack, la plataforma que estuvo a punto de adquirir.
La ventaja de utilizar plataformas con las que estamos familiarizados es que el personal puede desenvolverse el doble de rápido, lo que supone un gran estímulo para la productividad. Y el impacto de hacer que estas plataformas sean solo de tipo empresarial, independientes de las cuentas de mensajería personales de los trabajadores, implica que no salten notificaciones de "etiquetas" ni de "me gustas" ni de ningún otro tipo que puedan suponer distracciones durante la jornada laboral.
6. El IoT y la IA
Imagínese pedirle a Alexa de Amazon que envíe un mensaje al equipo de Slack a través de su Echo Dot. El aumento de los dispositivos IoT en los hogares inteligentes hacen posible la mensajería empresarial por voz. Un uso algo más aterrador del IoT es un sistema de control de asistencia inteligente. Tan solo deslizando rápidamente una tarjeta desde su escritorio se confirma su llegada al trabajo y se informa a sus compañeros de forma instantánea.
El aprendizaje de máquinas y la mensajería implica chatbots, pero los chatbots empresariales alimentados por IA pueden sacar partido de las tareas más rutinarias. Entre estas se incluyen buscar información más rápidamente, organizar reuniones, concertar o modificar citas y recopilar datos internos en la empresa. La configuración de un chatbot empresarial solía ser tarea de los programadores, pero plataformas como ChattyPeople permiten hacerlo de una forma sencilla.
7. RV y RA
La RV y la RA son, sin lugar a dudas, las tecnologías más apasionantes de la electrónica de consumo de hoy en día, y tienen un papel que desempeñar en el futuro, no solo en el de la comunicación empresarial, sino también en el de la colaboración. Con dichas tecnologías ya no será necesario disponer de una sala de reuniones física porque cualquiera se puede conectar al mundo digital desde diferentes ubicaciones.
Windows Mixed Reality es el sistema económico de RV de Microsoft. Está asociado con Altspace para ofrecer áreas para reuniones virtuales llenas de avatares, es decir, sus compañeros. Ocurre lo mismo con la RA, solo que, en esta ocasión, el resto de participantes aparecen como hologramas en el mundo real, con todos los gráficos, presentaciones y diapositivas necesarias. "Estos avances harán que las empresas globales estén más conectadas, sean más sólidas y puedan alcanzar sus objetivos", afirma Bhavin Turakhia de Flock.
Con todos estos ingredientes se vislumbra un futuro apasionante para los servicios de mensajería empresarial, con una amalgama de tecnologías emergentes que suponen avances históricos y que marcan el inicio de una era de flexibilidad laboral, ideal para el siglo XXI. Entonces, ¿cuál elegiría para su espacio de trabajo?
James Day es un periodista británico experto en tecnología
Fuentes:
(1) https://www.computing.co.uk/ctg/opinion/3020779/navigating-the-enterprise-messaging-market-why-and-how-to-choose-the-best-fit-for-your-business-needs
(2) http://www.managed.co.uk/news/uk-workforce-productivity-survey-2017
