Tiempo de lectura: 4 minutos
Una oficina que recopila datos sobre las actividades de sus ocupantes puede parecer algo salido del libro 1984 de George Orwell, pero da mucho menos miedo (y es mucho más útil) de lo que pueda creer, afirma James Mitchell, de Regus, en una conversación con Hannah Hudson
"Una de las grandes ventajas de un espacio de trabajo es que es flexible… pero, ¿cómo puede saber cuánto espacio necesita realmente?", pregunta James Mitchell, director del departamento de Soluciones Empresariales de Regus. "¿Y cómo sabe cómo usa realmente su personal las instalaciones? ¿Qué necesitan? ¿No sería magnífico si pudiera averiguarlo y, como resultado, hacer que el espacio de trabajo fuera mucho mejor?"
Mitchell lleva casi una década en Regus y ahora gestiona el diseño de soluciones para el departamento de IT de la empresa. Parte de sus responsabilidades es explorar cómo los datos recopilados de centros de negocios de Regus pueden aprovecharse para mejorar la experiencia en el espacio de trabajo para las empresas y sus empleados.
"Recopilar datos es una parte esencial del proceso de diseño y nos ayuda a comprender realmente las necesidades de nuestros clientes", afirma. "No se trata de contar las tazas de café que se consumen, sino de buscar tendencias y patrones más amplios, y usar la información para capacitar a empresas y empleados".
Control de clima
Un ejemplo sencillo es la monitorización del volumen de tráfico de datos. "Al medir el volumen de uso de nuestras conexiones de Internet podemos predecir cuándo tendremos que añadir capacidad adicional", explica Mitchell. "De este modo podemos asegurarnos de que cada persona pueda disfrutar del mayor rendimiento cuando realmente lo necesite para trabajar con efectividad".
Los datos pueden ser útiles en otros aspectos como, por ejemplo, hacer que el ambiente en la oficina sea más agradable. "Gran parte de los comentarios que recibimos de los visitantes del centro tiene que ver con problemas con la temperatura de las habitaciones", dice Mitchell. "Por ese motivo estamos desarrollando un programa para estudiar el uso de tecnologías de sensores en las instalaciones, para ayudarnos a monitorizar e informar mejor sobre este aspecto".
Mitchell explica cómo podría funcionar un sistema conjunto en un futuro: "Con sensores de temperatura en cada habitación transmitiendo datos a un sistema central, podríamos aprovechar esta información para identificar problemas y solucionarlos antes de que nadie los advierta".
James Mitchell, director del departamento de Soluciones Empresariales de Regus
Facilidad de uso
La tecnología de sensores también se podría usar de otras formas. "Del mismo modo que en el sector de venta al por menor, podríamos usar la detección de presencia y el seguimiento térmico para crear mapas con la cantidad de personas que nos ayudarían a optimizar el diseño de la distribución de la oficina", afirma Mitchell.
¿No es algo invasivo esto de tener sensores por todas partes? "La clave aquí es recordar que los datos recopilados siempre son anónimos; nunca personales", explica. "Solo queremos entender mejor el entorno de las oficinas y únicamente recopilamos la información útil para este propósito. Nuestro objetivo es hacer que el centro sea un entorno mejor para las personas".
"Piense en su coche", añade. "Gracias al GPS el fabricante de su coche sabe cómo conduce, a dónde va, a qué velocidad y otros datos. No saben si se trata de usted; les es indiferente. Solo quieren saber qué pueden hacer para que el coche funcione mejor; para que sus trayectos sean más seguros y cómodos".
Mitchell quiere remarcar la importancia de respetar la privacidad de los usuarios, especialmente desde que el Reglamento general de protección de datos entró en vigor en mayo de 2018. "Acabamos de poner en marcha un programa de gran envergadura para asegurarnos de que Regus cumple con las nuevas normativas europeas sobre los datos", afirma. "Y buscamos cuál es el mejor modo de aplicarlo a todas nuestras operaciones globales, no solo a los países afectados por la legislación. La privacidad es importante para todos nosotros y queremos hacer más que limitarnos a cumplir con las legislaciones locales".
Oficinas mejores
En última instancia, explica Mitchell, el resultado de esta recopilación de datos es un entorno de oficina superior en el que trabajar. "Queremos comprender cómo se utilizan nuestros centros, de modo que podamos darles a los usuarios más de lo que quieren y menos de lo que no necesitan", dice. "Cuando diseñamos los nuevos centros, podemos ajustar las distribuciones para reflejar lo que las personas quieren realmente: quizá prefieran menos escritorios y más espacio en las áreas de sala de estar".
"También podemos mejorar los centros de negocios existentes. Además de la temperatura, podríamos monitorizar los niveles de ruido y el brillo de las luces, y aplicar lo que descubramos. Ya sea instalando cajas acústicas, reproduciendo ruido blanco o aumentando la luminosidad de ciertas áreas, podemos responder mejor a las necesidades de los clientes".
En un futuro, quizá podamos aplicar estos datos para crear un espacio de trabajo completamente personalizado para todos. "Imagínese cómo sería trabajar en un espacio que es exactamente como quiere usted", sugiere Mitchell. "La sala tiene la temperatura adecuada, la iluminación es perfecta, la red está configurada para usted y sus herramientas de colaboración están listas y a punto para usarlas. Incluso podríamos tener preparada su taza de café favorita".
"Este es el poder de los datos en el mundo real", añade. "Si se gestionan de forma correcta y responsable, pueden ayudarnos a encontrar modos de vivir mejor".
Hannah Hudson es la editora de la revista de Regus
